RSD

Records and Data Privacy – Should You Be Worried?

This week, HSBC Holdings PLC reported that a former employee stole data on about 24,000 accounts in its Swiss private bank that wound up in the hands of French authorities. This is the latest case to highlight the complications that arise when stolen bank information ends up in the custody of governments eager to chase tax cheats. The HSBC situation involves a former IT employee who is alleged to have stolen the data in 2006 and 2007 and then attempted to sell it to several governments.

While most of the recent cases we hear about involve banks or financial services – this can occur in any industry. For example, the BBC just reported the medical records of 2,000 patients were lost at Haywood Hospital. The records are of 2,000 patients who had physiotherapy at Haywood Hospital in 2006 and have since been discharged and may have been destroyed in error, under what it calls "confidential conditions".

This is just one of the reasons why information governance is a top priority at most of organizations worldwide. An information governance program allows companies to implement the correct security controls, data privacy rules, proper encryption methodologies and audit facilities.

Security controls – Who needs access to what? What should the user be allowed to do once they have access to the information (i.e. download or print)? How is the security being enforced across all the information silos?

Data privacy rules – The legal protection of the right to privacy in general - and of data privacy in particular - varies greatly around the world. Who in your organization is monitoring these laws? How are these laws being implemented and enforced in your records management and electronic content management system? Does any information in the document (such as social security number) need to be redacted?

Encryption methodologies – There are dozens of different encryption methods and programs available. I am not an expert on encryption but do know some are good, some are not. What’s important is that when information gets archived, your organization utilizes the proper encryption tool so if data does leak out, it’s unreadable. We all remember the Bank of America incident a few years back.     

Audit facilities – Most applications create an audit trail. Often times, these audit trails do not get analyzed or shared with the compliance team or auditors. Companies must keep track of who, what, when, where, and how.  Who accessed what?  When did they access it?  Where did they access it from? How did they access it (internal application versus CRM system)?

Bottom line, information within the organization must be treated as an asset but also as a liability. So the next time you open a bank account and provide a significant amount of personal data to a total stranger – just hope they have a well defined information governance program in place.

{picture courtesy of rpongsaj from Flickr}

Des données, des données, encore des données !

Le 25 février dernier, The Economist publiait un article sur la gestion de l'information illustré par des exemples qui permettent de mieux comprendre l'ampleur du problème, s'il en est !

Et de citer le cas Wal-Mart, un géant mondial de la grande distribution qui enregistre plus de 1 million de transactions à l'heure générant ainsi plus de 2.5 petabytes de données stockées (soit 167 fois le volume des livres conservés dans la bibliothèque du Congrès!).
Facebook, à lui seul, héberge 40 milliards de photos, l'accélérateur de particules du CERN (LHC) génère quant à lui plus ou moins 40 terabytes de données par seconde qui font l'objet d'analyses et/ou de stockage pour certaines.

Tout ceci montre à quel point il est possible maintenant d'utiliser le capital que constitue l'information pour améliorer ses affaires, planifier, anticiper, prévoir, protéger, etc.

Mais cette réalité n'est pas sans créer de nouveaux challenges.

• Comment et ou stoker ces données ?
• Comment assurer la sécurité, la confidentialité de ces informations ?

Nombreux sont ceux qui s'interrogent.

Alex Szalay, astrophysicien à l'Université Johns Hopkins souligne que la multiplication des données les rend encore plus inaccessibles. Joe Heelerstein (Université de Berkeley) parle de "révolution industrielle de l'information/ou des données" (the industrial revolution of data).
Les effets de cette prolifération se font sentir partout, du monde des affaires à celui des sciences, des milieux politiques aux cercles artistiques, faisant que les scientifiques et les informaticiens se sont accordés pour inventer un nom pour ce phénomène :"big data".

Ainsi, à côté des responsables informatiques, de nouvelles fonctions émergent pour des profils sachant combiner des compétences informatiques, des connaissances statistiques et des talents d'extraction, d'analyse et de présentation de la "substantifique moelle" de cet incroyable capital d'information.

Nous sommes dans une phase de transition et le passage de la rareté de l'information à sa surabondance est une incroyable source opportunités.
Les données deviennent une nouvelle matière première pour l'entreprise: un apport économique presque sur un pied d'égalité avec le capital et le travail.

Mais "BIG DATA" est source de crises.

Au cours de la récente crise financière, il est devenu clair que les banques et les agences de notation s'étaient appuyés sur des modèles qui, bien que nourris d'une énorme quantité de renseignements et de données, ne permettaient pas d'anticiper totalement le risque financier encouru dans le monde réel.
Il s'agissait de la première crise déclenchée par "BIG DATA" et ce ne sera pas la dernière!

La façon dont l'information est gérée touche tous les domaines de la vie.
Au tournant du 20e siècle de nouveaux flux d'information au travers du télégraphe et du téléphone ont soutenu la production de masse. Aujourd'hui la disponibilité de données en grand nombre permet aux entreprises de répondre à certains segments de marché partout dans le monde. La production économique était habituellement basée dans une usine où les gestionnaires travaillaient à rendre plus efficaces chaque machine et chaque processus. Maintenant, les statisticiens exploitent toutes les informations produites à tous les niveaux de l'entreprise pour trouver de nouvelles idées.

«Une économie basée sur les données est en train de naître", admet M. Mundie de Microsoft. "Vous pouvez en dessiner les contours, mais les implications techniques, d'infrastructure et même les modèles commerciaux ne sont pas encore bien compris".

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L'original des articles sur The Economist en ligne :
A special report on managing information: Data, data everywhere ///All too much - Monstrous amounts of data

RSD Announces New YouTube Channel

A few years back, my friend sent me a rare video of Bruce Springsteen performing Rosalita in a small New Jersey club. He then challenged me to type anything into the search box to get immediate results. I was instantly hooked (and so were you) – spending countless hours looking for rare performances and watching some of the funniest videos from around the world. 

In the last 18 months, companies started using YouTube as a communication channel. RSD is pleased to announce a new channel on YouTube. The channel will be used to share industry trends, best practices, customer case studies, executive interviews, and exciting product news. We hope you enjoy the channel and welcome comments and feedback. 

Hurry up – get some popcorn and start watching!

 

 

Print and Paper – It Will Never Go Away!

For the last 14 years, I worked for three vendors that promised world class organizations they will eliminate paper or reduce it so much the project will pay for itself in one month. I am here to tell you the bad news. Paper will never go away. Sure, there are ways of reducing print and the world is slowly moving to a paperless environment but there is still plenty of paper around. People are infatuated with printing, which is actually a good thing since this is how I learn important company news. You would be very surprised how much I learn standing by the printer for an hour. I worked with a woman who would print her e-mails and file them in a draw. Makes sense, no?  

A recent article from The Washington Times revealed federal government employees print millions of pages everyday which are instantly discarded or recycled, costing the government an estimated $440.4 million each year. Think about that when you pay Uncle Sam on April 15.

While there are countless ways of reducing print – I want to give five unique tips on how to reduce print in the enterprise.

Charge and audit printing – Most companies keep track of how much gets printed and charge the costs back to the department or business unit. Some technologies today can pinpoint the exact amount of paper a specific user prints (locally or centrally). The business divisions must be accountable for these charges. Some companies are even passing these costs to their customers. My insurance company charges $10 a year if I want to receive my quarterly statement and policy by mail.

Implement Pay Per Sheet (PPS) Program – This is a program I started preaching a few years back. Companies should allocate a certain amount of paper to individual users so they can fulfill their job duties. This can vary depending on role/function however the amount must be reduced every year (anywhere from 10% to 30% works for me). When the user goes over their allotted amount, he/she will need to personally pay per sheet. I have seen companies collect anywhere from a nickel to a dime per page. The money gets collected in a jar and then donated to a local charity at the end of the year. 

Disable “all” option in print dialog – Most applications have an “all pages” option and in many cases, this is the default option. I encourage all software vendors reading this to change the default option (yes I am talking to you Microsoft). Fair enough, I do know there are legitimate cases a user needs to print all the pages of a document. In this scenario, a user can explicitly enter the page numbers of the entire document. 

Transform documents into a usable form – Sometimes there is no replacement to holding a piece of paper. However, when you demonstrate the ability to automatically extract data from a financial report and create a drillable colorful chart, users will smile. How about taking summary pages from a variety of management reports and sending them via PDF to an iPhone or Blackberry?  Suddenly, printing becomes a past time.

Deploy an information governance program – An information governance framework allows companies to keep what they need to keep and delete what they need to delete. In theory, the less you have in your corporate repositories, the less information to print. Also, data privacy rules and digital rights management allow you to limit the use of documents.

There you have it and mark my words, no matter how much you try, paper will never go away. When you are done reading this – please print it, re-read it, and file it your draw.

Réseaux sociaux, contenu et responsabilité des entreprises ?

Nous sommes de plus en plus nombreux à partager des informations au travers de Twitter (microblogging) ou des sites comme Linkedin ou encore Facebook, YouTube, etc.

Les entreprises sont également très intéressées par ces nouveaux espaces de communication nés avec le web 2.0 et elles n'hésitent pas à les utiliser à des fins très explicites.
RSD communique sur Twitter mais également sur Linkedin ainsi qu'au travers d'autres plateformes.

L'incroyable augmentation des volumes d'information échangés

La multiplication des espaces a automatiquement engendré une croissance impressionnante des échanges. En effet, selon une étude réalisée par Nielsen, les "accros" des réseaux sociaux sont également des "mordus" du courrier électronique.

Alors que l'on aurait pu penser le contraire, il semble que la participation active à ce type de sites est à l'origine d'un usage plus intensif du courrier électronique !

Mais ce contenu n'est le plus souvent pas important et ne mérite pas d'autre attention que celle de l'instant ou on le reçoit !
Ceci est vrai pour les contenus "privés" échangés entre amis ou proches ou mis à disposition de la communauté (photos, récits d'expériences, etc.) mais il s'avère que pour les contenus d'entreprise la réalité peut s'avérer bien plus complexe.

La quête du Graal ou l'aiguille dans la botte de foin.

Trouver la bonne information peut relever de l'exploit vu les volumes publiés et nous sommes tous à la recherche des meilleures solutions. Si la plupart d'entre-nous continue à privilégier les moteurs de recherche, nombreux (20% selon Nielsen) sont ceux qui  commencent par les réseaux sociaux!

Il y a "trop" de contenus à disposition !

Comment aller rapidement à l'information pertinente, utile ? En quel média ou type de site puis-je avoir confiance? La réponse pour beaucoup d'entre-nous est dans les blogs ou les forums, pas encore dans les réseaux sociaux même s'ils se révèlent être un moyen d'accès à l'information.

L'entreprise doit composer avec ces nouveaux comportements.

Et elle le fait comme en témoigne le nombre de messages "commerciaux" diffusés au travers de ces outils!

Ces messages sont généralement contrôlés tant dans le fond que la forme par les organisations et il n'y a pas grand risque de ce côté si ce n'est celui d'une mauvaise communication (nul n'est à l'abri d'un erreur!).

S'il y a risques, il faut les chercher du côté des informations publiées hors du contrôle de l'entreprise.

La publication de l'appréciation des clients et/ou des partenaires d'une qualité de produits ou de services réalisés à partir de critères objectifs fait partie des règles du jeu de notre économie basée sur une concurrence loyale et les risques sont réels pour l'entreprise.

L'anticipation sera également préférable à la réaction en ce qui concerne les informations propagées, divulguées, partagées par les acteurs des réseaux sociaux au sujet des entreprises pour lesquelles ils travaillent, avec lesquelles ils contractent et au succès desquelles ils concourent.

Permettre un accès libre à FaceBook ou Linkedin au bureau est un acte de gestion d'entreprise.

Mettre en œuvre une charte d'utilisation de ces réseaux au bénéfice de l'entreprise est une décision de gouvernance de l'information.

Si aujourd'hui, certaines compagnies ont décidé de s'engager dans des procédures internes de contrôle des informations communiquées sur ces réseaux, c'est bien par anticipation.

Cette démarche pro active par rapport à ces contenus est révélatrice du niveau de maturité dans l'approche des questions relatives à la gestion de l'information par l'entreprise.

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Une aiguille dans une botte de foin !

Tel est souvent le descriptif le mieux adapté à la situation de l'information dans l'entreprise. Pour trouver "l'aiguille", soit l'information pertinente au moment T dans "la botte de foin", elle-même constituée de l'ensemble des solutions d'archivages et de stockage de données, il faut pouvoir disposer des outils les souples.

Et, la multitude de contenus stockés ou archivés par l'entreprise, si elle nécessite une organisation rigoureuse et efficace, ne répond pas forcément aux attentes des utilisateurs.

Les informations sont un des actifs de l'entreprise

L'impérieuse nécessité des affaires fait que les informations (structurées ou non-structurées) sont devenues clefs. 

A chaque instant, tout collaborateur a besoin d'accéder rapidement à des données, des documents, des enregistrements qui lui sont nécessaires pour instruire un dossier, prendre une décision, argumenter une conseil, etc.

Si l'accès aux documents formatés tels que les listes ou les états mais également les documents clients ou partenaires (factures, commandes, etc.) sont faciles à partir des solutions de gestion électronique de documents, l'accès aux données restent quant à elles l'apanage des applications métiers ou transverses.

La multiplication des données non-structurées pose le défi de la maitrise de l'information.

Aujourd'hui, la multiplication des contenus non structurés et non formatés (courriers électroniques, documents offices, etc.) vient sérieusement compliquer la donne ! Comment accéder à la bonne information en premier ?

Il faut repenser la gestion de l'information en intégrant TOUTES les informations (structurées et non structurées sans distinction de formats) dans un même solution de gestion.

La meilleure stratégie pour faire avancer et croître les affaires est de gérer l'information et non de la technologie.

Cet outil de gestion de par sa capacité à classer, caractériser et protéger l'information va permettre aux utilisateurs mais également aux applications, tant au moment du versement qu'à celui de la recherche, d'être assurés de disposer des critères pertinents et utiles.

La finesse d'indexation et la richesse des métadonnées fonctionnelles et techniques doivent être définies avec comme objectif principal  de servir la croissance des affaires donc de faciliter la vie des utilisateurs.

Servir la croissance tout en assurant la conformité et le contrôle des coûts.

Le service de la croissance doit également s'accompagner d'une réflexion quant aux nécessités de conformité (obligation d'archivage, cycle de vie, etc.) de certains documents ou contenus. Au delà des réflexions opérationnelles et légales, le programme mis en oeuvre doit participer à la maîtrise globale des coûts.

La solution à cette équation se trouve dans une gestion fine et une exploitation granulaire des métadonnées liées aux contenus. Ces métadonnées sont constituées des informations les plus signifiantes et les plus pertinentes d'un point de vue métier mais également conformité aux dispositions légales.

Les métadonnées associées aux contenus non structurés peuvent même se substituer à ce contenu dans un seul contexte métier tant leur intégration est plus facile.
Elles confortent la valeur du contenu, en facilitent l'exploitation et la restitution et contribuent à la sécurité et la conformité d'un réel espace de confiance.

Trouver l'aiguille dans la botte de foin devient plus facile si le fil est resté dans le chas!

RSD Expands Global Footprint

We are thrilled to announce a formal strategic distribution partnership for the Middle
East region with BSEEN International Organization Ltd. BSEEN International is a global consulting and services company that is uniquely positioned to deliver Strategic Business Development and Sales and Marketing Services to a selected group of Information Technology and Communications enterprises that seek growth, in particular outside their home base into key world markets.

The challenge of information governance is a global one. Companies have massive amounts of content measured in terabytes or even petabytes – which is often times scattered across repositories located in different jurisdictions and multiple architectures. Under the terms of this exciting partnership agreement, BSEEN has become a distributor for RSD in the Middle East region leveraging their local operations in Bahrain, Egypt, Kuwait, Qatar and the UAE to bolster the penetration of RSD in the region.

Read the complete press release here.

Summary of LegalTech 2010 – Are You Ready for Litigation?

As I walked into the Hilton on Sixth Avenue, I knew this conference was going to be good. The liveliness was present a few blocks away as some protesters were objecting the “pay by gigabyte” model for eDiscovery services.  After spending $4 to check my coat (thanks Hilton!), I walked into the expo hall and began my journey into LegalTech 2010.

First and foremost, I was amazed how many vendors offered eDiscovery solutions. Thanks to FRCP Rule 26(a), all electronic stored information (ESI) is admissible in courts. Many vendors have jumped on the bandwagon with the promise of helping litigation teams find the smoking gun. Most of the vendors I talked to at the conference blurred the lines between software and services. At one point, I was looking for the exhibitor who had the sign “me too”. This is clearly a market primed for consolidation (mergers, acquisitions, fall out).

I was able to learn about new technologies such as Nexidia who have this unique indexing facility to search audio files (without transcription). Redact-It from Informative Graphics has a comprehensive redaction facility to address data privacy requirements (for example, hide social security numbers from documents). There were only a couple of vendors who touted information governance – which was not a surprise.

Most of the vendors on the market look at eDiscovery as a reactive processes – sending in a SWAT team in the middle of the night to search servers. The high costs of litigation are now forcing companies to bring eDiscovery tools and the process in-house. However, companies need to look at the bigger picture.

Organizations need to be proactive and prepared for litigation – otherwise stiff penalties will ensue along with uncontrolled costs. Historically, records management and legal discovery were managed as two distinct domains. Moving forward, these two disciplines are coming together since they are both fighting to solve the same issue – the explosion of ESI and being prepared for litigation. 

It’s pretty simple – saving everything forever is not a sustainable solution. Corporations require a mechanism to policy-manage information and to align it to the correct levels of accessibility, protection, and retention.  This includes structured and unstructured content stored in disparate silos (i.e. ECM repositories, SharePoint, data warehouses, databases). Companies need to look for proven solutions to proactively manage information lifecycle while providing secure access to support eDiscovery.

Here’s the problem.  Being proactive costs money – and it costs money today! This is a time when budgets have been trimmed, resources are constrained, projects are being managed under a microscope, and priorities are constantly being scrutinized. I have heard people compare information governance to a number of things:

Dental hygiene – Jake Frazier, a Compliance and eDiscovery Attorney for EMC, used the analogy that if eDiscovery is the root canal, information governance is the brushing and flossing. If a corporation performs diligent maintenance of its information, there is much less content that has to be processed through eDiscovery.

Insurance policy – You pay your insurance premiums just in case something happens. You can’t decide to buy auto insurance after you get into a car accident. The same holds true with information governance and eDiscovery. Implementing an information governance program after you have a multimillion dollar lawsuit detailed in the Wall Street Journal will only help your next potential litigation.

These are great analogies. I personally like to compare the cost of information governance and eDiscovery to credit cards. If you pay now to have an information governance program, you will be better prepared and will pay less when eDiscovery happens. If you don’t have information governance, when a lawsuit occurs you will pay more for eDiscovery.

So, pay now or pay later. Regardless, you will pay.

Review of Lotusphere 2010

Last week, I was very fortunate to attend Lotusphere in Orlando – and it was not just because of the weather.  For starters, this was my first official Lotus event and I was looking forward to being part of a recognized high-quality event.  It also presented me with a golden opportunity to learn about innovative solutions, network with fellow peers, and discover new trends.  So for what it’s worth, here is my review.

E-mail archiving is everywhere

There were at least ten different vendors at the event offering e-mail archiving.  I am not surprised since e-mail has captured the attention of the media, executive management, U.S government, industry analysts, and IT surveys.  I managed to speak to most of these vendors and tried to identify the differences between the various offerings.  It all came down to user interface, references and scalability.  IONET Software (all the way from New Zealand who flew 27 hours for the event) had a neat simple user interface, Extracomm from the Toronto area seemed to have a solid reference base, and Symantec claimed scalability (measured in number of mailboxes).      

The perfect storm – it’s not just about e-mail

One of the reasons executive management takes e-mail archiving to heart is the challenge of eDiscovery.  As I indicated last month, when it comes to eDiscovery readiness there is much more than e-mail.  It’s about anything stored electronically – statements, transaction reports, documents, letters, databases, audio/video files, images, etc.  It is not me saying this…read Rule 26(a) to the Federal Rules of Civil Procedures (FRCP).

Most of the vendors at Lotusphere who touted eDiscovery used it only in the context of e-mail.  A couple of vendors went beyond e-mail including EMC (thanks to their acquisition of Kazeon).  This will change at next year’s Lotusphere.

Quickr is taking off

We all like (or pretend to like) collaboration – wikis, blogs, social media, file sharing, documents, etc.  Lotus Quickr seems to be a pretty good team collaboration suite for helping users share content.  On the surface, it looks very competitive to Microsoft’s SharePoint.  In 2010, it will be interesting to see if Quickr takes market share away from SharePoint and if companies will really migrate their documents to the Quickr platform.

Just like with any collaboration suite, companies will need to address the challenges around lifecycle management, scalability, and integrating with other corporate content buried in enterprise content management (ECM), records management (RM) and information archiving suites.  Alfresco made an announcement at the event to address some of these challenges and Infosys seemed to have an innovative solution to bridge the gap between Quickr and ECM systems.  For a nominal fee, IBM should be able to address some of these challenges as well.

I will make sure my next year’s budget includes a trip to Lotusphere.  In the meantime, please let me know what you thought of Lotusphere 2010.

GED, CMS, ECM, EIM,... et alors !

"2010 sera l'année de l'Enterprise Information Management" annonce Debra Logan (analyste du Gartner) sur son blog.

« Les entreprises les plus performantes montrent le chemin en commençant à adopter une perspective radicalement nouvelle en ce qui concerne la valeur de l'information, dans un monde ouvert où les modes de travail coopératifs et collaboratifs associent l'ensemble des acteurs au sein d'une entreprise mais aussi d'une chaîne de valeur » explique Patrick Ferraris dans une étude présentée par le CIGREF.

Le ton est donné ! Mais qu'en est-il des projets et des réalités ?

Nous avons lu beaucoup d'analyses et certains acronymes ont fini par devenir familier : GED, CMS ou ECM, et pour 2010 l'EIM, en plus des traditionnels vœux et des inévitables résolutions.

L'Entreprise Information Management est une stratégie qui consiste principalement à valoriser son patrimoine documentaire.
Cette valorisation doit se faire au bénéfice des trois principaux objectifs de l'entreprise : le développement des affaires, la maîtrise des coûts et l'exigence de conformité.

L'archivage, le record management ou encore l'eDiscovery ne peuvent pas être une fin en soi.
Ils répondent à des besoins dont l'ultime finalité est de servir les objectifs de l'entreprise.

En matière d'actif informationnel de l'entreprise, le principal capital réside dans les méta données.
Les méta données sont clefs

• pour les affaires dans la mesure ou elles condensent l'essentiel du contenu d'un document, 
• pour la conformité car elles disposent de toutes les informations nécessaires au regard des dispositions légales ainsi que de la gestion des accès.
• pour la maîtrise des coûts car elles permettent de gérer notamment le cycle de vie ainsi que les supports 

Ainsi, la stratégie d'EIM va, à l'initiative et avec l'appui des sphères dirigeantes de l'entreprise, s'attacher à préciser la nature et le contenu de l'actif informationnel, avant de mettre en place les solutions techniques de mise en œuvre : définition, automatisation, propagation et contrôle.

Alors, quoi de neuf avec EIM ?
Rien, dirons certains,
oui mais en apparence seulement car quelque soit l'appellation ou l'acronyme, nul peut douter que la maturité des technologies d'archivage, de gestion de contenu ou encore de records management nous permettent de passer à l'étape suivante.

Cette étape que certains appellent de leurs vœux pour les prochains mois nécessitent de nouveaux outils dédiés et conçus au regard de ce qui est un réel challenge pour les organisations.

Volume to the Sixth Power

Scalability.  Now that’s perhaps one of my all time favorite marketing terms.  All software vendors offer a flexible solution that is open and scalable, right?  According to Wikipedia, scalability is a system which indicates its ability to either handle growing amounts of work in a graceful manner or to be readily enlarged. 

When it comes to information governance, exactly how do you define and measure scalability?  Most people in the enterprise content management (ECM) and information management market will tell you it’s the amount of stored data (i.e. number of documents stored or actually storage size).  While this is certainly one valid metric, there is more.  Much more.  It’s something I often refer to as volume⁶.

Volume¹ – Content

So, let’s get the obvious one out of the way.  On a daily basis, companies have employees producing gigabytes and applications generating terabytes of information.  This ends up being stored somewhere –typically in one or more repository.  An easy indicator of measuring scalability is the vendor track record for supporting or managing petabytes or even exabytes of information. 

Volume² – Format Types

There are practically thousands of different types of information within the enterprise – print streams, images, ERP/CRM reports, Office documents, databases, e-mail, Website content, instant messages and rich media such as audio and video files.  Each content type has different formats – each with its own unique needs.  Some repositories are better than others at handing certain formats which is precisely one of the reasons companies have multiple repositories.  Information governance must take into account the variety of formats and repositories in the organization.  More on this next month…

Volume³ – Jurisdictions, Regulations, and Laws

I attended a recent Webcast from D4 Discovery that indicated there are over 14,000 information retention laws.  Exactly how does a global organization follow and manage these regulations?  How about enforcement of these laws?  There are clear indications the number of laws will increase in the next few years.    

Volume⁴ – Platforms and Storage Devices

Life will be beautiful (and way too boring) if there was one platform, operating system and storage technology in the enterprise.  Platforms and operating systems range from Windows, Mac, UNIX, to the mainframe.  Then you have storage solutions and hierarchical storage management (HSM) products such as WORM, IBM TSM, Veritas NBU, EMC Centera, and HP Omniback.  An IT leader from a fortune 100 company once told me, “We have one of each”.   Makes sense.  Your information governance framework must take all of these environments into consideration.

Volume⁵ – Applications

Applications run your business – billing, customer service, accounting/finance, human resources, supply chain management, procurement, IT service management, etc, etc, etc.  Oh yeah, don’t forget your LOB (line of business) applications.  These systems generate and consume an infinite amount of information.  How easy and fast can your ECM system capture content from these isolated systems?  How about providing these various applications secure and fast access to this content?

Volume⁶ – Users

What if (and yes, a big what if) you only have one person accessing your ECM system that’s managing petabytes of information?  Is this still considered scalable?  Some people will claim yes.  However, this is not true.  It’s also about the amount of access and concurrent requests made to the system. 

So, the next time you talk with your information governance vendor – ask them how they define scalability.  I define it as volume to the sixth power: (content)  plus  (formats)  plus (jurisdictions) plus (platforms/storage)  plus (applications)  plus (users).

Now that’s scalability.