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Depuis le jeudi 24 septembre, un incendie ravage à Lausanne (Suisse) un bâtiment contenant des archives : 3000 m3 de classeurs rangés dans des armoires au deuxième sous-sol du bâtiment dans des locaux où sont stockées les archives de quelques 150 entreprises sont en danger et seront probablement entièrement détruites.
Cet incendie (toujours pas maitrisé à l’heure où nous écrivons ces lignes) est malheureux et il met en exergue la délicate question de l’archivage des documents émis ou reçus par les entreprises.
Tant que le papier a été l’un des principaux support des affaires et des contrats, l’archivage d’une copie papier de tous les documents était indispensable pour toutes les raisons que nous connaissons (obligations légales, protection de contrats, contrainte administrative, etc.).
Aujourd’hui, l’économie vit une transition accélérée par la dématérialisation et la mutation vers un monde numérique est en cours.
La plupart des échanges et des documents constitutifs des actes de commerce ou simplement des « affaires » est dématérialisée sous la forme de fichiers informatiques.
A l’heure du « Green IT », la matérialisation par l’impression de ces documents n’est ni souhaitable ni même nécessaire.
Par contre, qu’il s’agisse de contrats, de lettres, de bons de commande ou encore de courriers électroniques, il est plus que jamais indispensable pour les entreprises d’archiver tous ces documents.
Ceci est d’autant plus vrai que les volumes de données «explosent» : en 2006, ce sont 161 milliards de gigaoctets d’informations numériques qui auraient été créées et copiées, d’après une étude du cabinet IDC.D’après la même étude publiée en mars 2008, en 2007, ce chiffre a été évalué à 281 milliards de gigaoctets, soit 10 % de plus que ce qui avait été annoncé.
Les contraintes légales (gouvernance de l’information) viennent s’ajouter à cette réalité pour créer un nouveau défi pour les entreprises : comment archiver ces documents en toute sécurité, en toute conformité tout en pouvant les utiliser dans la conduite des affaires ?
Cet incendie (toujours pas maitrisé à l’heure où nous écrivons ces lignes) est malheureux et il met en exergue la délicate question de l’archivage des documents émis ou reçus par les entreprises.
Tant que le papier a été l’un des principaux support des affaires et des contrats, l’archivage d’une copie papier de tous les documents était indispensable pour toutes les raisons que nous connaissons (obligations légales, protection de contrats, contrainte administrative, etc.).
Aujourd’hui, l’économie vit une transition accélérée par la dématérialisation et la mutation vers un monde numérique est en cours.
La plupart des échanges et des documents constitutifs des actes de commerce ou simplement des « affaires » est dématérialisée sous la forme de fichiers informatiques.
A l’heure du « Green IT », la matérialisation par l’impression de ces documents n’est ni souhaitable ni même nécessaire.
Par contre, qu’il s’agisse de contrats, de lettres, de bons de commande ou encore de courriers électroniques, il est plus que jamais indispensable pour les entreprises d’archiver tous ces documents.
Ceci est d’autant plus vrai que les volumes de données «explosent» : en 2006, ce sont 161 milliards de gigaoctets d’informations numériques qui auraient été créées et copiées, d’après une étude du cabinet IDC.D’après la même étude publiée en mars 2008, en 2007, ce chiffre a été évalué à 281 milliards de gigaoctets, soit 10 % de plus que ce qui avait été annoncé.
Les contraintes légales (gouvernance de l’information) viennent s’ajouter à cette réalité pour créer un nouveau défi pour les entreprises : comment archiver ces documents en toute sécurité, en toute conformité tout en pouvant les utiliser dans la conduite des affaires ?
L’archivage des contenus numériques dit également répondre aux problématiques de confiance.
Un système d'archivage électronique doit donc :
- Assurer la conservation des fichiers dans leur format d'origine (afp, pdf, pdf/a, TIFF, courriers électroniques, messages, images, vidéos, etc.)
- Supporter tous les environnements de production de documents (mainframes, systèmes ouverts)
- Garantir sa robustesse et sa capacité à ingérer des gros volumes
- Permettre une restitution rapide et fidèle des documents archivés (gestion des index et metadata, interface intuitive, filtres de sécurité, etc.)
- S'intégrer dans un espace sécurisé (gestion des accès et des droits, traçabilité, gestion des sauvegardes, etc.)
- Fournir un socle indépendant des applications et contribuer à la souplesse de l'entreprise
- Se connecter aux outils HSM ou supports d'archivage Hardware
- Participer aux standards (ISO -TC46/SC11, ISO 15489-1et15489) et aux normes (ex.: AFNOR - NF Z 43-400 et la NF Z 42-013) ou architectures d'interopérabilité
- Contribuer à la valeur probatoire (scellement, support de la signature électronique, etc.)
- Gérer avec granularité et automatiquement les cycles de vie des documents et des données
- Appliquer le référentiel de conservation et la politique d'entreprise afin d'en garantir la conformité
Le dommage subit par les entreprises dont les archives ont disparu en fumée ou sous les tonne d'eau des pompiers ne sont peut-être pas importants, et ce serait tant mieux!
Mais, il faut que tout à chacun au niveau du management réfléchissent aux risques que peut représenter la destruction des "actifs documentaires" des entreprises.
Cette réflexion encadrée par les responsables juridiques doit, avec le concours des équipes informatiques, conduire à la mise en œuvre d'un système souple, simple, efficace, évolutif et garant de la conformité de l'entreprise au regard de ses besoins, de ses droits et de ses devoirs.
Merci et à bientôt.
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