Espaces collaboratifs et ECM : toujours plus !

Depuis quelques années, les solutions d’Entreprise Content Management ont été déployées avec succès en réponse aux besoins de collaboration.
Souvent adoptées par certains services de l’entreprise, les solutions de gestion et de collaboration sont vite passées du statut de « nice to have » à celui « must have ».

Ce succès est principalement dû au fait que ces solutions répondent à des besoins connus : pouvoir travailler et partager des document autour d’un thème.

Ainsi ces solutions offrent notamment :

• un espace unique centralisé pour le stockage des informations (autre que le disque C)
• un espace accessible par des acteurs distants
• un support de tous les documents du type « office »
• une palette de fonctionnalités pour le traitement, la validation du document
• une richesse d’indexation des documents produits

le tout orchestré dans des interfaces intuitives et faciles pour l’utilisateur.

Le succès appelant le succès, il n’est plus rare de voir des projets de déploiement de ce type de solution à l’échelle de l’entreprise.

Ces évolutions vont dans le sens de l’amélioration de la productivité, de l’efficacité mais également du contrôle.

Elles permettent aussi à l’entreprise de réduire les coûts en dématérialisant encore plus sa gestion de contenus.Tous les documents crées, partagés, publiés, diffusés représentent, avec le temps et le succès des espaces collaboratifs, un volume de plus en plus important de données (documents non structurés) qu’il faut également gérer dans la perspective de leurs cycles de vie.

Hors, les solutions de collaboration ne sont pas destinées à répondre à ce besoin en premier. Elles sont centrées sur le document vivant, c’est à dire principalement en cours de traitement.

Une fois les documents validés et diffusé ou publiés, ils sont plus rarement l’objet d’une attention. Pourtant, beaucoup d’entre-eux doivent être conservés.

L’archivage peut apparaître comme une fonctionnalité mineure pour l’espace collaboratif mais c’est un besoin majeur pour l’entreprise.
En effet, comment assurer dirigeants, collaborateurs mais également clients, fournisseurs et partenaires de l’entreprise que les documents issus de ces systèmes sont conservés en toute conformité au regard des règles qui s’imposent à l’entreprise, si ce n’est par la mise en œuvre d’un infrastructure d’archivage reconnue !
Au delà du « délestage » des espaces collaboratifs des documents peu ou pas utilisés et d’une optimisation des couts serveurs et disques, l’archivage organise la conservation des documents conformément au référentiel de conservation de l’entreprise et aux dispositions gérant la totalité de leur cycle de vie (documents et metadata).
La mise en conformité et l’optimisation technique des espaces de collaboration ne sont pas les seuls avantages d’une solution d’archivage
En effet, l’archivage peut représenter un atout pour certains espaces de collaboration.
Le choix d’une solution fiable et reconnue pour sa robustesse mais également sa qualité de support au services des applications tierces est déterminant.
Les espaces de partage ne sont pas des « ilots » indépendants dans l’entreprise, ils sont très souvent déployés en réponse à des besoins d’organisation de travail autour de sujets vitaux pour celle-ci tel le service client.
C’est pourquoi, il n’est pas surprenant de trouver des documents produits par des applications mainframes ou des ERP embarqués dans des « dossiers » gérés par la solution de collaboration.
Aujourd’hui, seule une solution d’archivage transversale supportant des formats de production du type AFP ou autre peut permettre une utilisation automatique et facile de ces contenus par les espaces de partage.
Du fait même de son objectif, la solution de collaboration a été dessinée pour des documents bureautiques dont une caractéristique est : 1 document = 1 fichier.
Nous savons tous que les formats de production font que les documents produits le plus souvent en batch sont partie d’un fichier pouvant contenir plusieurs dizaines de milliers de documents distincts (exemple : relevés de compte, factures).
Comment intégrer un document parmi ce « flux » si ce n’est en faisant un découpage physique du fichier batch en autant de fichiers correspondant au nombre de documents ?
En utilisant une solution d’archivage qui, au moment de la capture des flux de données, est à même de créer des documents logiques sans « casser » physiquement le fichier produit en batch.
Cette solution est la seule qui soit réaliste d’un point de vue technique (temps de traitement et d’insertion mais aussi coût des supports), fonctionnel (enrichissement des index et metadata disponibles au niveau du document logique) et probant (pas de modification du fichier original, assurance du respect des politiques de conservation et automatisation de la gestion du cycle de vie)