RSD

Conduire un projet d’archivage électronique.

Tel est le titre du document présenté par Marie Mathias Dronne dans le cadre de son travail pour obtenir le titre professionnel de "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD niveau 1 [INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION - CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS].

Marie Mathias Dronne nous propose une étude riche et approfondie réalisée en collaboration avec des utilisateurs.
Ainsi à partir d'une enquête auprès des services d’archives de Airbus, des Archives départementales des Yvelines, de la Bibliothèque nationale de France, d'EDF, de France Télécom, de la RATP, de RFF et de la SNCF, nous percevons la complexité des réflexions menées par ces professionnels ainsi que les choix de mise en œuvre de certaines solutions.

La conduite d'un projet d'archivage peut être complexe et nous remercions vivement Marie Mathias Dronne de nous avoir fait l'amabilité de nous autoriser à publier son travail et ainsi à partager avec vous, en toute objectivité, autour des questions d'archivage, de gestion documentaire mais également de gestion de l'archivage (records management) et bien évidemment de besoins fonctionnels mais également de besoins en terme de gouvernance de l'information.

Cordialement,

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Télécharger le mémoire de Marie Mathias Dronne - Conduire un projet d’archivage électronique

Dématérialisation, stockage et archivage.

La dématérialisation avance à grand pas et, à cet égard, nous vivons une période exceptionnelle.

La mutation économique et sociale vers un monde numérique crée quelques inquiétudes et génère beaucoup de questions.

Plusieurs d'entre-elles ont trait à la conservation des contenus que nous créons. Il n'est pas besoin d'être une multinationale, ni même une entreprise pour se préoccuper de la bonne conservation des documents tels que courriers, photos, vidéos.
Pourtant, les enjeux ne sont pas les mêmes.
En effet, si beaucoup d'entre nous pouvons nous satisfaire d'un stockage¹ sécurisé, il est souvent nécessaire de mettre en œuvre un archivage² pertinent.

La différence n'est pas uniquement sémantique mais bien fonctionnelle et elle ne tient compte ni de la personnalité du détenteur du contenu, ni de sa taille ou de son importance économique.

Le choix entre stockage et archivage est étroitement dépendant du contenu concerné.

Un acte administratif, une fiche de paie doit très certainement faire l'objet d'un archivage pour la personne physique comme pour la personne morale alors qu'une image peut le plus souvent faire l'objet d'un stockage sur un support fiable.
Ainsi, la qualification du contenu est déterminante.

Si le particulier le fait d'une manière intuitive, l'entreprise doit, quant à elle, s'organiser pour faire ce travail avec rigueur. La rationalisation de sa politique d'archivage passe par une analyse méthodique de la valeur de ses actifs documentaires.

La création du référentiel (ou plan) de conservation est une étape liminaire indispensable. Elle ne peut être mise en œuvre au niveau de l'entreprise que par une volonté politique qui trouvera appui auprès des responsables juridiques et techniques mais également des collaborateurs en charge de la gestion des risques.
Aussi, la gestion de l'archivage est étroitement liée à la gestion des risques mais également à la gestion des coûts.

La dématérialisation crée de nouvelles perspectives et favorise ainsi la création de solutions pertinentes et innovantes pour aider les entreprises !

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¹STOCKAGE : En informatique, le stockage d'information est l'enregistrement de l'information sur un support matériel pour sa réutilisation future (source : wikipedia)

² ARCHIVAGE : L’archivage de contenus électroniques est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif (source : wikipedia)

Dématérialisation et développement durable.

A priori, l'un ne va pas sans l'autre, nous direz-vous!

Vous avez raison, mais rien n'est jamais simple et le premier volume du Livre vert "Dématérialisation, levier de développement durable" publié par Syntec vient nous le rappeler à bon escient.

Tout d'abord, il convient de rappeler que la dématérialisation n'est pas une fin en soi mais un moyen et que cette démarche ne peut se réduire à une question de performance opérationnelle.

Syntec s'attache dans ce volume à tous les aspects de la "démat":

• des supports
• des originaux papier
• des informations numériques
• des échanges
• des processus.

La dématérialisation peut être une réponse à des enjeux de développement durable.

En effet, la consommation des TIC augmenterait de 10% environ chaque année selon une étude de la Commission Européenne parue en 2008 tandis que la consommation de papiers et cartons s'est accrue d'environ 3.3% chaque année sur la même période (lepapier.fr).

Aujourd'hui et selon un étude de SerdaLab réalisée en 2009 en France, l'amélioration du partage et de la circulation de l'information est la principale motivation qui conduit les organisations à dématérialiser. L'aspect règlementaire ni le développent durable ne figurent parmi les motivations évoquées!

Pourtant, en Europe, la France se distingue par sa particularité à considérer la dématérialisation comme avant tout un projet technique ce qui engendre un retard par rapport à ses homologues européens et des surcouts.

Pour les auteurs "la dématérialisation dispose d'un fort potentiel pour contribuer à placer le développement durable au cœur des préoccupations des organisations. Elle présente aussi quelques aspérités à prendre en compte pour mieux en minimiser les impacts. Ainsi, elle ne s’est pas encore traduite par la disparition, même progressive, de l'impression papier. Elle reste aussi très souvent considérée comme complexe par ceux qui envisagent de l'entreprendre. Elle contrarie des habitudes bien ancrées comme la culture de la preuve sur papier ou encore des processus métier manuels installés de longue date".

Intégrer les questions de développement durables aux réflexions quant à la gouvernance de l'information participe très probablement d'une démarche porteuse de réelle perspectives.