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Print and Paper – It Will Never Go Away!

For the last 14 years, I worked for three vendors that promised world class organizations they will eliminate paper or reduce it so much the project will pay for itself in one month. I am here to tell you the bad news. Paper will never go away. Sure, there are ways of reducing print and the world is slowly moving to a paperless environment but there is still plenty of paper around. People are infatuated with printing, which is actually a good thing since this is how I learn important company news. You would be very surprised how much I learn standing by the printer for an hour. I worked with a woman who would print her e-mails and file them in a draw. Makes sense, no?  

A recent article from The Washington Times revealed federal government employees print millions of pages everyday which are instantly discarded or recycled, costing the government an estimated $440.4 million each year. Think about that when you pay Uncle Sam on April 15.

While there are countless ways of reducing print – I want to give five unique tips on how to reduce print in the enterprise.

Charge and audit printing – Most companies keep track of how much gets printed and charge the costs back to the department or business unit. Some technologies today can pinpoint the exact amount of paper a specific user prints (locally or centrally). The business divisions must be accountable for these charges. Some companies are even passing these costs to their customers. My insurance company charges $10 a year if I want to receive my quarterly statement and policy by mail.

Implement Pay Per Sheet (PPS) Program – This is a program I started preaching a few years back. Companies should allocate a certain amount of paper to individual users so they can fulfill their job duties. This can vary depending on role/function however the amount must be reduced every year (anywhere from 10% to 30% works for me). When the user goes over their allotted amount, he/she will need to personally pay per sheet. I have seen companies collect anywhere from a nickel to a dime per page. The money gets collected in a jar and then donated to a local charity at the end of the year. 

Disable “all” option in print dialog – Most applications have an “all pages” option and in many cases, this is the default option. I encourage all software vendors reading this to change the default option (yes I am talking to you Microsoft). Fair enough, I do know there are legitimate cases a user needs to print all the pages of a document. In this scenario, a user can explicitly enter the page numbers of the entire document. 

Transform documents into a usable form – Sometimes there is no replacement to holding a piece of paper. However, when you demonstrate the ability to automatically extract data from a financial report and create a drillable colorful chart, users will smile. How about taking summary pages from a variety of management reports and sending them via PDF to an iPhone or Blackberry?  Suddenly, printing becomes a past time.

Deploy an information governance program – An information governance framework allows companies to keep what they need to keep and delete what they need to delete. In theory, the less you have in your corporate repositories, the less information to print. Also, data privacy rules and digital rights management allow you to limit the use of documents.

There you have it and mark my words, no matter how much you try, paper will never go away. When you are done reading this – please print it, re-read it, and file it your draw.

Réseaux sociaux, contenu et responsabilité des entreprises ?

Nous sommes de plus en plus nombreux à partager des informations au travers de Twitter (microblogging) ou des sites comme Linkedin ou encore Facebook, YouTube, etc.

Les entreprises sont également très intéressées par ces nouveaux espaces de communication nés avec le web 2.0 et elles n'hésitent pas à les utiliser à des fins très explicites.
RSD communique sur Twitter mais également sur Linkedin ainsi qu'au travers d'autres plateformes.

L'incroyable augmentation des volumes d'information échangés

La multiplication des espaces a automatiquement engendré une croissance impressionnante des échanges. En effet, selon une étude réalisée par Nielsen, les "accros" des réseaux sociaux sont également des "mordus" du courrier électronique.

Alors que l'on aurait pu penser le contraire, il semble que la participation active à ce type de sites est à l'origine d'un usage plus intensif du courrier électronique !

Mais ce contenu n'est le plus souvent pas important et ne mérite pas d'autre attention que celle de l'instant ou on le reçoit !
Ceci est vrai pour les contenus "privés" échangés entre amis ou proches ou mis à disposition de la communauté (photos, récits d'expériences, etc.) mais il s'avère que pour les contenus d'entreprise la réalité peut s'avérer bien plus complexe.

La quête du Graal ou l'aiguille dans la botte de foin.

Trouver la bonne information peut relever de l'exploit vu les volumes publiés et nous sommes tous à la recherche des meilleures solutions. Si la plupart d'entre-nous continue à privilégier les moteurs de recherche, nombreux (20% selon Nielsen) sont ceux qui  commencent par les réseaux sociaux!

Il y a "trop" de contenus à disposition !

Comment aller rapidement à l'information pertinente, utile ? En quel média ou type de site puis-je avoir confiance? La réponse pour beaucoup d'entre-nous est dans les blogs ou les forums, pas encore dans les réseaux sociaux même s'ils se révèlent être un moyen d'accès à l'information.

L'entreprise doit composer avec ces nouveaux comportements.

Et elle le fait comme en témoigne le nombre de messages "commerciaux" diffusés au travers de ces outils!

Ces messages sont généralement contrôlés tant dans le fond que la forme par les organisations et il n'y a pas grand risque de ce côté si ce n'est celui d'une mauvaise communication (nul n'est à l'abri d'un erreur!).

S'il y a risques, il faut les chercher du côté des informations publiées hors du contrôle de l'entreprise.

La publication de l'appréciation des clients et/ou des partenaires d'une qualité de produits ou de services réalisés à partir de critères objectifs fait partie des règles du jeu de notre économie basée sur une concurrence loyale et les risques sont réels pour l'entreprise.

L'anticipation sera également préférable à la réaction en ce qui concerne les informations propagées, divulguées, partagées par les acteurs des réseaux sociaux au sujet des entreprises pour lesquelles ils travaillent, avec lesquelles ils contractent et au succès desquelles ils concourent.

Permettre un accès libre à FaceBook ou Linkedin au bureau est un acte de gestion d'entreprise.

Mettre en œuvre une charte d'utilisation de ces réseaux au bénéfice de l'entreprise est une décision de gouvernance de l'information.

Si aujourd'hui, certaines compagnies ont décidé de s'engager dans des procédures internes de contrôle des informations communiquées sur ces réseaux, c'est bien par anticipation.

Cette démarche pro active par rapport à ces contenus est révélatrice du niveau de maturité dans l'approche des questions relatives à la gestion de l'information par l'entreprise.

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Une aiguille dans une botte de foin !

Tel est souvent le descriptif le mieux adapté à la situation de l'information dans l'entreprise. Pour trouver "l'aiguille", soit l'information pertinente au moment T dans "la botte de foin", elle-même constituée de l'ensemble des solutions d'archivages et de stockage de données, il faut pouvoir disposer des outils les souples.

Et, la multitude de contenus stockés ou archivés par l'entreprise, si elle nécessite une organisation rigoureuse et efficace, ne répond pas forcément aux attentes des utilisateurs.

Les informations sont un des actifs de l'entreprise

L'impérieuse nécessité des affaires fait que les informations (structurées ou non-structurées) sont devenues clefs. 

A chaque instant, tout collaborateur a besoin d'accéder rapidement à des données, des documents, des enregistrements qui lui sont nécessaires pour instruire un dossier, prendre une décision, argumenter une conseil, etc.

Si l'accès aux documents formatés tels que les listes ou les états mais également les documents clients ou partenaires (factures, commandes, etc.) sont faciles à partir des solutions de gestion électronique de documents, l'accès aux données restent quant à elles l'apanage des applications métiers ou transverses.

La multiplication des données non-structurées pose le défi de la maitrise de l'information.

Aujourd'hui, la multiplication des contenus non structurés et non formatés (courriers électroniques, documents offices, etc.) vient sérieusement compliquer la donne ! Comment accéder à la bonne information en premier ?

Il faut repenser la gestion de l'information en intégrant TOUTES les informations (structurées et non structurées sans distinction de formats) dans un même solution de gestion.

La meilleure stratégie pour faire avancer et croître les affaires est de gérer l'information et non de la technologie.

Cet outil de gestion de par sa capacité à classer, caractériser et protéger l'information va permettre aux utilisateurs mais également aux applications, tant au moment du versement qu'à celui de la recherche, d'être assurés de disposer des critères pertinents et utiles.

La finesse d'indexation et la richesse des métadonnées fonctionnelles et techniques doivent être définies avec comme objectif principal  de servir la croissance des affaires donc de faciliter la vie des utilisateurs.

Servir la croissance tout en assurant la conformité et le contrôle des coûts.

Le service de la croissance doit également s'accompagner d'une réflexion quant aux nécessités de conformité (obligation d'archivage, cycle de vie, etc.) de certains documents ou contenus. Au delà des réflexions opérationnelles et légales, le programme mis en oeuvre doit participer à la maîtrise globale des coûts.

La solution à cette équation se trouve dans une gestion fine et une exploitation granulaire des métadonnées liées aux contenus. Ces métadonnées sont constituées des informations les plus signifiantes et les plus pertinentes d'un point de vue métier mais également conformité aux dispositions légales.

Les métadonnées associées aux contenus non structurés peuvent même se substituer à ce contenu dans un seul contexte métier tant leur intégration est plus facile.
Elles confortent la valeur du contenu, en facilitent l'exploitation et la restitution et contribuent à la sécurité et la conformité d'un réel espace de confiance.

Trouver l'aiguille dans la botte de foin devient plus facile si le fil est resté dans le chas!

RSD Expands Global Footprint

We are thrilled to announce a formal strategic distribution partnership for the Middle
East region with BSEEN International Organization Ltd. BSEEN International is a global consulting and services company that is uniquely positioned to deliver Strategic Business Development and Sales and Marketing Services to a selected group of Information Technology and Communications enterprises that seek growth, in particular outside their home base into key world markets.

The challenge of information governance is a global one. Companies have massive amounts of content measured in terabytes or even petabytes – which is often times scattered across repositories located in different jurisdictions and multiple architectures. Under the terms of this exciting partnership agreement, BSEEN has become a distributor for RSD in the Middle East region leveraging their local operations in Bahrain, Egypt, Kuwait, Qatar and the UAE to bolster the penetration of RSD in the region.

Read the complete press release here.

Summary of LegalTech 2010 – Are You Ready for Litigation?

As I walked into the Hilton on Sixth Avenue, I knew this conference was going to be good. The liveliness was present a few blocks away as some protesters were objecting the “pay by gigabyte” model for eDiscovery services.  After spending $4 to check my coat (thanks Hilton!), I walked into the expo hall and began my journey into LegalTech 2010.

First and foremost, I was amazed how many vendors offered eDiscovery solutions. Thanks to FRCP Rule 26(a), all electronic stored information (ESI) is admissible in courts. Many vendors have jumped on the bandwagon with the promise of helping litigation teams find the smoking gun. Most of the vendors I talked to at the conference blurred the lines between software and services. At one point, I was looking for the exhibitor who had the sign “me too”. This is clearly a market primed for consolidation (mergers, acquisitions, fall out).

I was able to learn about new technologies such as Nexidia who have this unique indexing facility to search audio files (without transcription). Redact-It from Informative Graphics has a comprehensive redaction facility to address data privacy requirements (for example, hide social security numbers from documents). There were only a couple of vendors who touted information governance – which was not a surprise.

Most of the vendors on the market look at eDiscovery as a reactive processes – sending in a SWAT team in the middle of the night to search servers. The high costs of litigation are now forcing companies to bring eDiscovery tools and the process in-house. However, companies need to look at the bigger picture.

Organizations need to be proactive and prepared for litigation – otherwise stiff penalties will ensue along with uncontrolled costs. Historically, records management and legal discovery were managed as two distinct domains. Moving forward, these two disciplines are coming together since they are both fighting to solve the same issue – the explosion of ESI and being prepared for litigation. 

It’s pretty simple – saving everything forever is not a sustainable solution. Corporations require a mechanism to policy-manage information and to align it to the correct levels of accessibility, protection, and retention.  This includes structured and unstructured content stored in disparate silos (i.e. ECM repositories, SharePoint, data warehouses, databases). Companies need to look for proven solutions to proactively manage information lifecycle while providing secure access to support eDiscovery.

Here’s the problem.  Being proactive costs money – and it costs money today! This is a time when budgets have been trimmed, resources are constrained, projects are being managed under a microscope, and priorities are constantly being scrutinized. I have heard people compare information governance to a number of things:

Dental hygiene – Jake Frazier, a Compliance and eDiscovery Attorney for EMC, used the analogy that if eDiscovery is the root canal, information governance is the brushing and flossing. If a corporation performs diligent maintenance of its information, there is much less content that has to be processed through eDiscovery.

Insurance policy – You pay your insurance premiums just in case something happens. You can’t decide to buy auto insurance after you get into a car accident. The same holds true with information governance and eDiscovery. Implementing an information governance program after you have a multimillion dollar lawsuit detailed in the Wall Street Journal will only help your next potential litigation.

These are great analogies. I personally like to compare the cost of information governance and eDiscovery to credit cards. If you pay now to have an information governance program, you will be better prepared and will pay less when eDiscovery happens. If you don’t have information governance, when a lawsuit occurs you will pay more for eDiscovery.

So, pay now or pay later. Regardless, you will pay.