Une aiguille dans une botte de foin !

Tel est souvent le descriptif le mieux adapté à la situation de l'information dans l'entreprise. Pour trouver "l'aiguille", soit l'information pertinente au moment T dans "la botte de foin", elle-même constituée de l'ensemble des solutions d'archivages et de stockage de données, il faut pouvoir disposer des outils les souples.

Et, la multitude de contenus stockés ou archivés par l'entreprise, si elle nécessite une organisation rigoureuse et efficace, ne répond pas forcément aux attentes des utilisateurs.

Les informations sont un des actifs de l'entreprise

L'impérieuse nécessité des affaires fait que les informations (structurées ou non-structurées) sont devenues clefs. 

A chaque instant, tout collaborateur a besoin d'accéder rapidement à des données, des documents, des enregistrements qui lui sont nécessaires pour instruire un dossier, prendre une décision, argumenter une conseil, etc.

Si l'accès aux documents formatés tels que les listes ou les états mais également les documents clients ou partenaires (factures, commandes, etc.) sont faciles à partir des solutions de gestion électronique de documents, l'accès aux données restent quant à elles l'apanage des applications métiers ou transverses.

La multiplication des données non-structurées pose le défi de la maitrise de l'information.

Aujourd'hui, la multiplication des contenus non structurés et non formatés (courriers électroniques, documents offices, etc.) vient sérieusement compliquer la donne ! Comment accéder à la bonne information en premier ?

Il faut repenser la gestion de l'information en intégrant TOUTES les informations (structurées et non structurées sans distinction de formats) dans un même solution de gestion.

La meilleure stratégie pour faire avancer et croître les affaires est de gérer l'information et non de la technologie.

Cet outil de gestion de par sa capacité à classer, caractériser et protéger l'information va permettre aux utilisateurs mais également aux applications, tant au moment du versement qu'à celui de la recherche, d'être assurés de disposer des critères pertinents et utiles.

La finesse d'indexation et la richesse des métadonnées fonctionnelles et techniques doivent être définies avec comme objectif principal  de servir la croissance des affaires donc de faciliter la vie des utilisateurs.

Servir la croissance tout en assurant la conformité et le contrôle des coûts.

Le service de la croissance doit également s'accompagner d'une réflexion quant aux nécessités de conformité (obligation d'archivage, cycle de vie, etc.) de certains documents ou contenus. Au delà des réflexions opérationnelles et légales, le programme mis en oeuvre doit participer à la maîtrise globale des coûts.

La solution à cette équation se trouve dans une gestion fine et une exploitation granulaire des métadonnées liées aux contenus. Ces métadonnées sont constituées des informations les plus signifiantes et les plus pertinentes d'un point de vue métier mais également conformité aux dispositions légales.

Les métadonnées associées aux contenus non structurés peuvent même se substituer à ce contenu dans un seul contexte métier tant leur intégration est plus facile.
Elles confortent la valeur du contenu, en facilitent l'exploitation et la restitution et contribuent à la sécurité et la conformité d'un réel espace de confiance.

Trouver l'aiguille dans la botte de foin devient plus facile si le fil est resté dans le chas!

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