Information Governance versus Records Management – What’s the Difference?

It’s a beautiful thing when a new industry term comes out and having an influence on the definition and usage of the term. In the last 9 months, the term information governance has been used more and more – by industry analysts, companies, and vendors. Even though the usage has expanded, there still is not 100% agreement on the definition. However, most people will define information governance as the means to help organizations manage corporate risk and improve operational efficiency as they work to achieve compliance with regulations and laws governing enterprise information. Sounds very much like records management, right?

Information governance goes beyond the existing “state-of-the-art” of records management applications. Here is how I separate the two. In the emerging information governance market, managing the lifecycle of the content not only covers the retention and disposition of the record but the complete management of the metadata of the record, tiering of content across storage platforms, security classification of the content during its lifecycle, data privacy attributes of the record during its lifecycle, and finally digital rights of the content when it goes outside the firewall (because that never happens).  Essentially, information governance programs are a superset of records management programs and feature similar methodologies and processes.

Information governance is also more of an accountability program to enforce desirable behavior in the creation, use, archiving, and deletion of corporate information. It includes the lifecycle management practices to address eDiscovery readiness, information risk management, business information lifecycle management, and federated archiving. Information governance clearly defines the roles and responsibilities with detailed metrics and auditing. It requires a cross functional committee involving legal, compliance, business, and IT.

Unlike current records management solutions, information governance enables central management of retention policy and metadata, while supporting the enforcement of information governance policies across business functions, locations, and information silos. Information silos include both structured (databases and data warehouses) and non-structured repositories (enterprise content management, document management, paper records etc).

Most of the traditional enterprise content management (ECM) vendors are now jumping on the information governance bandwagon and repositioning their records management products (which were most likely acquired) as an information governance solution. Fasten your seatbelts; it will be a fun ride.

Comments

[records management]

First I want to congratulates you for writing such a nice article, you differentiated information governance and records management in very well manner. Keeping metadata(Information about the data) of records is also essentials for easily and fastly reaching to the required records.

[freelance writing]

thanks for sharing!

[essay order]

The managers must give one's attention to this questions, because they are very important.

[Moncler Giacche]

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