Records and Data Privacy – Should You Be Worried?

During the last few months, we heard of several high profile stories about data theft and privacy issues. While most of the recent cases we hear about involve banks or financial services – this can occur in any industry. For example, the BBC just reported the medical records of 2,000 patients were lost at Haywood Hospital. The records are of 2,000 patients who had physiotherapy at Haywood Hospital in 2006 and have since been discharged and may have been destroyed in error, under what it calls "confidential conditions".

This is just one of the reasons why information governance is a top priority at most of organizations worldwide. An information governance program allows companies to implement the correct security controls, data privacy rules, proper encryption methodologies and audit facilities.

Security controls – Who needs access to what? What should the user be allowed to do once they have access to the information (i.e. download or print)? How is the security being enforced across all the information silos?

Data privacy rules – The legal protection of the right to privacy in general - and of data privacy in particular - varies greatly around the world. Who in your organization is monitoring these laws? How are these laws being implemented and enforced in your records management and electronic content management system? Does any information in the document (such as social security number) need to be redacted?

Encryption methodologies – There are dozens of different encryption methods and programs available. I am not an expert on encryption but do know some are good, some are not. What’s important is that when information gets archived, your organization utilizes the proper encryption tool so if data does leak out, it’s unreadable.      

Audit facilities – Most applications create an audit trail. Often times, these audit trails do not get analyzed or shared with the compliance team or auditors. Companies must keep track of who, what, when, where, and how.  Who accessed what?  When did they access it?  Where did they access it from? How did they access it (internal application versus CRM system)?

Bottom line, information within the organization must be treated as an asset but also as a liability. So the next time you open a bank account and provide a significant amount of personal data to a total stranger – just hope they have a well defined information governance program in place.

{picture courtesy of rpongsaj from Flickr}

Comments

[records management]

First I will appreciate you to highlighting the ways by which we can make are data private and secure. Data in an organization could be of two types:One is organization itself and another is of client.Many clients choose to give the work to those company who ensure their privacy, so that there competetiors should not be able to teft their new polices and plans.

[RosanneCervantes]

Do you acknowledge that this is the best time to get the credit loans, which will realize your dreams.

[Ugg Boots UK]

Secondo i rapporti, la NASA ha dichiarato che nel periodo moncler piumino, il satellite può essere spazzato Canada, Africa, Australia e Pacifico, Atlantico, Oceano Indiano, ha colpito una possibilità poco. "Upper Atmosphere Research Satellite", poiché l'operazione è stata completata nel 2005, dalla forza di gravità tira, altezza degressivo. Fengyun lunghezza 10,6 metri, 4,5 metri di diametro, quando la maggior parte del satellite attraverso l'atmosfera sarà bruciato, ma le stime ci sono ben 26, con un peso totale di circa 500 kg di detriti è caduto a terra da qualche parte, il pezzo più pesante pesa circa 136 kg. "Upper Piumini Moncler satellitare Atmosfera di ricerca" è un 1990 degli Stati Uniti "Missione programma Pianeta Terra", per attivare il primo satellite, che mira ad utilizzare una serie di satelliti per il monitoraggio dell'ambiente terrestre. "Upper Atmosphere Research Satellite," nel 2005 non è riuscito. Dopo che il carburante si esaurisce, il terreno perde il suo controllo. Affetta da brillamenti solari, i satelliti in lieve flessione più del previsto prima del ritardo. Accademia Cinese Moncler Giacche ricercatore Space Technology Hao Pang ha detto Xinhua News Agency giornalista un'intervista esclusiva che il satellite ha colpito problemi della Terra avrebbe potuto essere evitato. Se il combustibile è sufficiente, non sarà facile caduta della guida satellitare di un'orbita più alta, o di controllare la sua navicella spaziale immersa nel Pacifico del Sud, "Cimitero", non ci sarebbe alcun pericolo per il pianeta oggi. Secondo i rapporti, il satellite fuori controllo a terra dalla minaccia principale per i componenti chiave del corpo. Queste parti di materiale in lega di titanio ad alta resistenza, e il serbatoio del carburante disegno è generalmente molto forte, questi componenti nel satellite cadde in atmosfera Moncler Giubbotti Terra è difficile completamente distrutta, i frammenti residui si libra al suolo. Nella maggior parte dei casi, questi pezzi cadranno nel deserto dell'oceano o disabitate e così via. Stati Uniti e altri paesi hanno ora la possibilità di cadere a terra in pezzi di circa 2 ore prima di una previsione più accurata del luogo dell'incidente, le zone minacciate di tempo personale di evacuare o di riparo.