Gestion des actifs informationnels versus "records management"

Les organisations font généralement un gros effort pour gérer ou à défaut maîtriser l'information qu'elles produisent et qu'elles utilisent. Pourtant, il est souvent facile de prévoir quels services ou fonctions bénéficient en priorité de ces investissements.

Une inégalité de service

En effet, nul ne doute qu'un comptable sache exactement où et comment puisse retrouver facilement une facture datant de plusieurs années.
Il est également rassurant de pouvoir être certain de retrouver la copie d'un contrat dans ses archives (ou à défaut dans celles de l'autre contractant).

Mais, il est regrettable, bien que très courant, de ne pas savoir ou aller rechercher les correspondances clients, les études de marché ou encore les documents liés à des projets marketing.
Ces contenus ont-ils moins de valeur et d'importance ?

La valeur des contenus

Elle est relative bien sûr, et c'est bien pour cela que l'entreprise doit mener une réflexion approfondie sur la question.

Valeur patrimoniale, valeur "légale", valeur "marchande", qu'en est-il pour définir les actifs informationnels de l'organisation ?

Le "records management" considère essentiellement la valeur patrimoniale et "légale" pour définir l'actif informationnel et supporter une politique de gouvernance de l'information.
Mais la politique de gouvernance de l'information, véritable socle de la stratégie de gestion des actifs informationnels, requiert plus !

Aller plus loin

• Le records management est statique alors que la gouvernance de l'information est dynamique,
• le records management est réactif alors que la gouvernance de l'information se veut pro active,
• le records management est principalement centré sur la rétention alors que la gouvernance de l'information est au service du développement et de la croissance des affaires.

Bien évidemment, dans le cas d'industries fortement réglementées ou à haut risque de contentieux, l'accent sera mis sur sur la création de règles strictes et rapides pour la rétention d'information et la disposition. Dans d'autres secteurs, l'accent sera mis sur le développement de processus fiables de valorisation des contenus dans le développement de leurs affaires.

Aujourd'hui, et selon IDC, les contenus sont crées à plus de 70% par des personnes et non par des applications (traitement batch par exemple). Ceci fait que seules les organisations qui savent mettre en œuvre des structures de gestion des informations simples, intuitives et, surtout flexibles, réussiront.

Ainsi la structuration de gestion de l'information (hiérarchie de dossiers, modèle de métadonnées, intégration applicative, verticalisation, ou personnalisation) doit avoir un sens pour les utilisateurs finaux et de s'insérer facilement dans le flux de leur travail quotidien.

La difficulté de la gouvernance de l'information réside notamment dans le fait qu'elle requiert flexibilité, adaptabilité et souplesse.

Le records management se nourrit de contraintes et de règles strictes et "gravées dans le marbre". Il lui manque cet espace de "liberté" que la gouvernance de l'information doit favoriser pour contribuer à l'objectif de toute organisation : le développement ou la croissance.

Nous reviendrons sur ces réflexions, notamment à l'issue du 8th European Conference on Digital Archiving qui se déroule à Genève du 28 au 30 avril.

Comments

[Jean-Pierre BLANGER]

Je ne suis pas sûr que la réelle compréhension des normes en matière de RM soit exacte dans cet article mais dans tous les cas, il apparaît clairement que pour la gouvernance documentaire il faut... Un gouverneur !
Ce gouverneur s'appelle le D&IM, ou encore le Document & Information Manager, tel que la fonction en a été définie par le groupe de travail Aproged et XPlor.(Voir http://blogdim.spaces.live.com/)

Cordialement

JPB

[Claude Super]

Bonjour Jean-Pierre,

Merci de ce commentaire.
Comme vous l'avez compris le but de cette note n'est pas de faire l'exégèse de la norme ISO 15489:2001 ni de Moreq2, mais bien de mettre en exergue les différences d'approche entre records management et gestion des actifs informationnels ou gouvernance de l'information, stratégie qui, au-delà de l'exigence du respect des règles (conformité) et des besoins patrimoniaux, doit servir également le développement du "business" et la croissance.

Cordialement

[oil mill]

Thanks, Tim. Part One will be posted in the next day or so..

[Evering2010]

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