RSD

Des données, des données, encore des données !

Le 25 février dernier, The Economist publiait un article sur la gestion de l'information illustré par des exemples qui permettent de mieux comprendre l'ampleur du problème, s'il en est !

Et de citer le cas Wal-Mart, un géant mondial de la grande distribution qui enregistre plus de 1 million de transactions à l'heure générant ainsi plus de 2.5 petabytes de données stockées (soit 167 fois le volume des livres conservés dans la bibliothèque du Congrès!).
Facebook, à lui seul, héberge 40 milliards de photos, l'accélérateur de particules du CERN (LHC) génère quant à lui plus ou moins 40 terabytes de données par seconde qui font l'objet d'analyses et/ou de stockage pour certaines.

Tout ceci montre à quel point il est possible maintenant d'utiliser le capital que constitue l'information pour améliorer ses affaires, planifier, anticiper, prévoir, protéger, etc.

Mais cette réalité n'est pas sans créer de nouveaux challenges.

• Comment et ou stoker ces données ?
• Comment assurer la sécurité, la confidentialité de ces informations ?

Nombreux sont ceux qui s'interrogent.

Alex Szalay, astrophysicien à l'Université Johns Hopkins souligne que la multiplication des données les rend encore plus inaccessibles. Joe Heelerstein (Université de Berkeley) parle de "révolution industrielle de l'information/ou des données" (the industrial revolution of data).
Les effets de cette prolifération se font sentir partout, du monde des affaires à celui des sciences, des milieux politiques aux cercles artistiques, faisant que les scientifiques et les informaticiens se sont accordés pour inventer un nom pour ce phénomène :"big data".

Ainsi, à côté des responsables informatiques, de nouvelles fonctions émergent pour des profils sachant combiner des compétences informatiques, des connaissances statistiques et des talents d'extraction, d'analyse et de présentation de la "substantifique moelle" de cet incroyable capital d'information.

Nous sommes dans une phase de transition et le passage de la rareté de l'information à sa surabondance est une incroyable source opportunités.
Les données deviennent une nouvelle matière première pour l'entreprise: un apport économique presque sur un pied d'égalité avec le capital et le travail.

Mais "BIG DATA" est source de crises.

Au cours de la récente crise financière, il est devenu clair que les banques et les agences de notation s'étaient appuyés sur des modèles qui, bien que nourris d'une énorme quantité de renseignements et de données, ne permettaient pas d'anticiper totalement le risque financier encouru dans le monde réel.
Il s'agissait de la première crise déclenchée par "BIG DATA" et ce ne sera pas la dernière!

La façon dont l'information est gérée touche tous les domaines de la vie.
Au tournant du 20e siècle de nouveaux flux d'information au travers du télégraphe et du téléphone ont soutenu la production de masse. Aujourd'hui la disponibilité de données en grand nombre permet aux entreprises de répondre à certains segments de marché partout dans le monde. La production économique était habituellement basée dans une usine où les gestionnaires travaillaient à rendre plus efficaces chaque machine et chaque processus. Maintenant, les statisticiens exploitent toutes les informations produites à tous les niveaux de l'entreprise pour trouver de nouvelles idées.

«Une économie basée sur les données est en train de naître", admet M. Mundie de Microsoft. "Vous pouvez en dessiner les contours, mais les implications techniques, d'infrastructure et même les modèles commerciaux ne sont pas encore bien compris".

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L'original des articles sur The Economist en ligne :
A special report on managing information: Data, data everywhere ///All too much - Monstrous amounts of data

Print and Paper – It Will Never Go Away!

For the last 14 years, I worked for three vendors that promised world class organizations they will eliminate paper or reduce it so much the project will pay for itself in one month. I am here to tell you the bad news. Paper will never go away. Sure, there are ways of reducing print and the world is slowly moving to a paperless environment but there is still plenty of paper around. People are infatuated with printing, which is actually a good thing since this is how I learn important company news. You would be very surprised how much I learn standing by the printer for an hour. I worked with a woman who would print her e-mails and file them in a draw. Makes sense, no?  

A recent article from The Washington Times revealed federal government employees print millions of pages everyday which are instantly discarded or recycled, costing the government an estimated $440.4 million each year. Think about that when you pay Uncle Sam on April 15.

While there are countless ways of reducing print – I want to give five unique tips on how to reduce print in the enterprise.

Charge and audit printing – Most companies keep track of how much gets printed and charge the costs back to the department or business unit. Some technologies today can pinpoint the exact amount of paper a specific user prints (locally or centrally). The business divisions must be accountable for these charges. Some companies are even passing these costs to their customers. My insurance company charges $10 a year if I want to receive my quarterly statement and policy by mail.

Implement Pay Per Sheet (PPS) Program – This is a program I started preaching a few years back. Companies should allocate a certain amount of paper to individual users so they can fulfill their job duties. This can vary depending on role/function however the amount must be reduced every year (anywhere from 10% to 30% works for me). When the user goes over their allotted amount, he/she will need to personally pay per sheet. I have seen companies collect anywhere from a nickel to a dime per page. The money gets collected in a jar and then donated to a local charity at the end of the year. 

Disable “all” option in print dialog – Most applications have an “all pages” option and in many cases, this is the default option. I encourage all software vendors reading this to change the default option (yes I am talking to you Microsoft). Fair enough, I do know there are legitimate cases a user needs to print all the pages of a document. In this scenario, a user can explicitly enter the page numbers of the entire document. 

Transform documents into a usable form – Sometimes there is no replacement to holding a piece of paper. However, when you demonstrate the ability to automatically extract data from a financial report and create a drillable colorful chart, users will smile. How about taking summary pages from a variety of management reports and sending them via PDF to an iPhone or Blackberry?  Suddenly, printing becomes a past time.

Deploy an information governance program – An information governance framework allows companies to keep what they need to keep and delete what they need to delete. In theory, the less you have in your corporate repositories, the less information to print. Also, data privacy rules and digital rights management allow you to limit the use of documents.

There you have it and mark my words, no matter how much you try, paper will never go away. When you are done reading this – please print it, re-read it, and file it your draw.

Réseaux sociaux, contenu et responsabilité des entreprises ?

Nous sommes de plus en plus nombreux à partager des informations au travers de Twitter (microblogging) ou des sites comme Linkedin ou encore Facebook, YouTube, etc.

Les entreprises sont également très intéressées par ces nouveaux espaces de communication nés avec le web 2.0 et elles n'hésitent pas à les utiliser à des fins très explicites.
RSD communique sur Twitter mais également sur Linkedin ainsi qu'au travers d'autres plateformes.

L'incroyable augmentation des volumes d'information échangés

La multiplication des espaces a automatiquement engendré une croissance impressionnante des échanges. En effet, selon une étude réalisée par Nielsen, les "accros" des réseaux sociaux sont également des "mordus" du courrier électronique.

Alors que l'on aurait pu penser le contraire, il semble que la participation active à ce type de sites est à l'origine d'un usage plus intensif du courrier électronique !

Mais ce contenu n'est le plus souvent pas important et ne mérite pas d'autre attention que celle de l'instant ou on le reçoit !
Ceci est vrai pour les contenus "privés" échangés entre amis ou proches ou mis à disposition de la communauté (photos, récits d'expériences, etc.) mais il s'avère que pour les contenus d'entreprise la réalité peut s'avérer bien plus complexe.

La quête du Graal ou l'aiguille dans la botte de foin.

Trouver la bonne information peut relever de l'exploit vu les volumes publiés et nous sommes tous à la recherche des meilleures solutions. Si la plupart d'entre-nous continue à privilégier les moteurs de recherche, nombreux (20% selon Nielsen) sont ceux qui  commencent par les réseaux sociaux!

Il y a "trop" de contenus à disposition !

Comment aller rapidement à l'information pertinente, utile ? En quel média ou type de site puis-je avoir confiance? La réponse pour beaucoup d'entre-nous est dans les blogs ou les forums, pas encore dans les réseaux sociaux même s'ils se révèlent être un moyen d'accès à l'information.

L'entreprise doit composer avec ces nouveaux comportements.

Et elle le fait comme en témoigne le nombre de messages "commerciaux" diffusés au travers de ces outils!

Ces messages sont généralement contrôlés tant dans le fond que la forme par les organisations et il n'y a pas grand risque de ce côté si ce n'est celui d'une mauvaise communication (nul n'est à l'abri d'un erreur!).

S'il y a risques, il faut les chercher du côté des informations publiées hors du contrôle de l'entreprise.

La publication de l'appréciation des clients et/ou des partenaires d'une qualité de produits ou de services réalisés à partir de critères objectifs fait partie des règles du jeu de notre économie basée sur une concurrence loyale et les risques sont réels pour l'entreprise.

L'anticipation sera également préférable à la réaction en ce qui concerne les informations propagées, divulguées, partagées par les acteurs des réseaux sociaux au sujet des entreprises pour lesquelles ils travaillent, avec lesquelles ils contractent et au succès desquelles ils concourent.

Permettre un accès libre à FaceBook ou Linkedin au bureau est un acte de gestion d'entreprise.

Mettre en œuvre une charte d'utilisation de ces réseaux au bénéfice de l'entreprise est une décision de gouvernance de l'information.

Si aujourd'hui, certaines compagnies ont décidé de s'engager dans des procédures internes de contrôle des informations communiquées sur ces réseaux, c'est bien par anticipation.

Cette démarche pro active par rapport à ces contenus est révélatrice du niveau de maturité dans l'approche des questions relatives à la gestion de l'information par l'entreprise.

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Une aiguille dans une botte de foin !

Tel est souvent le descriptif le mieux adapté à la situation de l'information dans l'entreprise. Pour trouver "l'aiguille", soit l'information pertinente au moment T dans "la botte de foin", elle-même constituée de l'ensemble des solutions d'archivages et de stockage de données, il faut pouvoir disposer des outils les souples.

Et, la multitude de contenus stockés ou archivés par l'entreprise, si elle nécessite une organisation rigoureuse et efficace, ne répond pas forcément aux attentes des utilisateurs.

Les informations sont un des actifs de l'entreprise

L'impérieuse nécessité des affaires fait que les informations (structurées ou non-structurées) sont devenues clefs. 

A chaque instant, tout collaborateur a besoin d'accéder rapidement à des données, des documents, des enregistrements qui lui sont nécessaires pour instruire un dossier, prendre une décision, argumenter une conseil, etc.

Si l'accès aux documents formatés tels que les listes ou les états mais également les documents clients ou partenaires (factures, commandes, etc.) sont faciles à partir des solutions de gestion électronique de documents, l'accès aux données restent quant à elles l'apanage des applications métiers ou transverses.

La multiplication des données non-structurées pose le défi de la maitrise de l'information.

Aujourd'hui, la multiplication des contenus non structurés et non formatés (courriers électroniques, documents offices, etc.) vient sérieusement compliquer la donne ! Comment accéder à la bonne information en premier ?

Il faut repenser la gestion de l'information en intégrant TOUTES les informations (structurées et non structurées sans distinction de formats) dans un même solution de gestion.

La meilleure stratégie pour faire avancer et croître les affaires est de gérer l'information et non de la technologie.

Cet outil de gestion de par sa capacité à classer, caractériser et protéger l'information va permettre aux utilisateurs mais également aux applications, tant au moment du versement qu'à celui de la recherche, d'être assurés de disposer des critères pertinents et utiles.

La finesse d'indexation et la richesse des métadonnées fonctionnelles et techniques doivent être définies avec comme objectif principal  de servir la croissance des affaires donc de faciliter la vie des utilisateurs.

Servir la croissance tout en assurant la conformité et le contrôle des coûts.

Le service de la croissance doit également s'accompagner d'une réflexion quant aux nécessités de conformité (obligation d'archivage, cycle de vie, etc.) de certains documents ou contenus. Au delà des réflexions opérationnelles et légales, le programme mis en oeuvre doit participer à la maîtrise globale des coûts.

La solution à cette équation se trouve dans une gestion fine et une exploitation granulaire des métadonnées liées aux contenus. Ces métadonnées sont constituées des informations les plus signifiantes et les plus pertinentes d'un point de vue métier mais également conformité aux dispositions légales.

Les métadonnées associées aux contenus non structurés peuvent même se substituer à ce contenu dans un seul contexte métier tant leur intégration est plus facile.
Elles confortent la valeur du contenu, en facilitent l'exploitation et la restitution et contribuent à la sécurité et la conformité d'un réel espace de confiance.

Trouver l'aiguille dans la botte de foin devient plus facile si le fil est resté dans le chas!

Volume to the Sixth Power

Scalability.  Now that’s perhaps one of my all time favorite marketing terms.  All software vendors offer a flexible solution that is open and scalable, right?  According to Wikipedia, scalability is a system which indicates its ability to either handle growing amounts of work in a graceful manner or to be readily enlarged. 

When it comes to information governance, exactly how do you define and measure scalability?  Most people in the enterprise content management (ECM) and information management market will tell you it’s the amount of stored data (i.e. number of documents stored or actually storage size).  While this is certainly one valid metric, there is more.  Much more.  It’s something I often refer to as volume⁶.

Volume¹ – Content

So, let’s get the obvious one out of the way.  On a daily basis, companies have employees producing gigabytes and applications generating terabytes of information.  This ends up being stored somewhere –typically in one or more repository.  An easy indicator of measuring scalability is the vendor track record for supporting or managing petabytes or even exabytes of information. 

Volume² – Format Types

There are practically thousands of different types of information within the enterprise – print streams, images, ERP/CRM reports, Office documents, databases, e-mail, Website content, instant messages and rich media such as audio and video files.  Each content type has different formats – each with its own unique needs.  Some repositories are better than others at handing certain formats which is precisely one of the reasons companies have multiple repositories.  Information governance must take into account the variety of formats and repositories in the organization.  More on this next month…

Volume³ – Jurisdictions, Regulations, and Laws

I attended a recent Webcast from D4 Discovery that indicated there are over 14,000 information retention laws.  Exactly how does a global organization follow and manage these regulations?  How about enforcement of these laws?  There are clear indications the number of laws will increase in the next few years.    

Volume⁴ – Platforms and Storage Devices

Life will be beautiful (and way too boring) if there was one platform, operating system and storage technology in the enterprise.  Platforms and operating systems range from Windows, Mac, UNIX, to the mainframe.  Then you have storage solutions and hierarchical storage management (HSM) products such as WORM, IBM TSM, Veritas NBU, EMC Centera, and HP Omniback.  An IT leader from a fortune 100 company once told me, “We have one of each”.   Makes sense.  Your information governance framework must take all of these environments into consideration.

Volume⁵ – Applications

Applications run your business – billing, customer service, accounting/finance, human resources, supply chain management, procurement, IT service management, etc, etc, etc.  Oh yeah, don’t forget your LOB (line of business) applications.  These systems generate and consume an infinite amount of information.  How easy and fast can your ECM system capture content from these isolated systems?  How about providing these various applications secure and fast access to this content?

Volume⁶ – Users

What if (and yes, a big what if) you only have one person accessing your ECM system that’s managing petabytes of information?  Is this still considered scalable?  Some people will claim yes.  However, this is not true.  It’s also about the amount of access and concurrent requests made to the system. 

So, the next time you talk with your information governance vendor – ask them how they define scalability.  I define it as volume to the sixth power: (content)  plus  (formats)  plus (jurisdictions) plus (platforms/storage)  plus (applications)  plus (users).

Now that’s scalability.

2010: The Year of Information Governance

In 2008, RSD began a two-year journey to fulfill our vision that information governance will become a major issue within almost every company in the world during this decade.

 

A 35-year-old company, RSD has a large base of experience addressing some of the core problems which fit under the information governance umbrella: management of reports and business information output from very large applications (both mainframe and UNIX); archiving of business records over lifecycles that can extend into many decades; cost control for companies wishing to move “inactive” content from their expensive, tier-one storage systems, but requiring reliable retrieval and restoration of data from storage at lower tiers in the hierarchy.

 

But we believe that the problem is becoming even more acute – particularly in the wake of the economic challenges which we have all experienced over the past 18 months – and that its scope is expanding.  Company boards of directors are now forcinge C-level executives to develop enterprise-wide information governance strategies.  They will do so in the first instance because the penalties associated with failing to comply with rapidly expanding laws and regulations put even large global businesses at risk.

 

On this blog, I will occasionally share my “view from Geneva” on industry issues relating to information governance.

 

Today, I want to applaud Debra Logan at Gartner for her recent post, New Year’s Resolutions: Information Governance.  In her post, Debra addresses why information governance will be a key issue this year.  She identifies key questions that every CIO, chief risk or compliance officer, perhaps even every CEO – needs to answer:

 

“How much data does the company have?  Where is that data?  How much is it costing us to store it?  Can we find what we need when we need it? Of what business value is the data that we are keeping? How often is it accessed?  What are our legal and compliance obligations?  Are we using it to its best advantage or are we keeping it because its simply too much trouble to sort the useful from the useless and bin what we can’t use? “

 

This is a great starting point for any executive seeking to get their arms around the information governance challenge.

 

And stay tuned to this blog for our views on how to answer these key questions.  We believe we have pretty well thought-out answers.

RSD annonce l’ouverture d’une filiale à Madrid

"En cette période, nous souhaitons manifester notre volonté d’aller de l’avant sur le marché ibérique en nous engageant encore plus auprès de nos clients espagnols et en leur apportant notre qualité de services ainsi que des solutions qui vont les aider à répondre aux nombreux défis, notamment de gestion de l’information, qui se présentent à eux" annonce Pierre Van Beneden, Directeur Général de RSD

Lire le communiqué

L’information : prochain défi pour les entreprises

Tel est le sous-titre de l'article présentant les résultats de l’étude CIGREF-Capgemini Consulting qui s’appuie d’une part sur les travaux du professeur Donald Marchand, de l’IMD à Lausanne, l’une des premières institutions universitaires en Europe, et d’autre part sur les interviews de 490 DSI à travers le monde, démontre le lien existant entre la maturité de la fonction SI, l’usage efficace que font les entreprises de l’information et leur performance (part de marché, rentabilité, innovation, réputation).

Sans dévoiler le contenu de cette étude [disponible en téléchargement], il nous a paru pertinent de partager avec vous le constat suivant : Il devient indispensable pour les entreprises de dépasser le cadre traditionnel du management des SI pour prendre en compte l'ensemble des facteurs liés à l'utilisation efficace de l'information.

Selon les rédacteurs, les formes actuelles de gouvernance des SI doivent évoluer pour prendre en compte de façon explicite l'usage de l'information et les DSI doivent devenir les ambassadeurs de cette réforme.

 Patrick Ferraris - Capgemini Consulting - explique que : « Les entreprises les plus performantes montrent le chemin en commençant à adopter une perspective radicalement nouvelle en ce qui concerne la valeur de l'information, dans un monde ouvert où les modes de travail coopératifs et collaboratifs associent l'ensemble des acteurs au sein d'une entreprise mais aussi d'une chaîne de valeur ».

Ainsi, au moment où beaucoup d'entreprises développent et renforcent leur modèle d'affaires, elles doivent également dynamiser leur capital en terme d'INFORMATION en s'appuyant sur leur fonction SI. Un usage effectif et pertinent de l'information serait donc bien le prochain défi des entreprises.

Tout le monde s'accorde à considérer l'information comme un actif important de l'entreprise et que la gouvernance de l'information est à considérer d'urgence.

Cette étude met en exergue l'intuition de chacun, à savoir qu'une bonne maitrise (gestion, confiance, etc.) de l'information est un facteur de croissance et de développement des entreprises.

Par contre, il est peut-être nouveau de lire que le SI doit être au cœur d'une initiative de gouvernance de l'information et qu'au delà des questions techniques, il peut devenir le véritable chef d'orchestre d'une politique de valorisation et d'optimisation de l'exploitation du capital informationnel de l'entreprise. 

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La synthése de l'étude sur le site du CIGREF.

Enterprise Content Management, Enterprise Information Management,...

La gouvernance d’entreprise, la gouvernance de l’information et le "cost governance", qu'en est-il ?

Tout d'abord une vraie politique d'EIM (Enterprise Information Management) aide à résoudre une équation cruciale: comment équilibrer les coûts, les risques et la valeur des informations à travers toute l’organisation.

Avec l'augmentation prévisible des règlementations financières dans le monde mais tout  particulièrement en Amérique du Nord et en Europe, il est devenu urgent de s'assurer que les questions de gestion des risques, de conformité règlementaire et de gouvernance sont traitées en coordination.
 En effet, la quantité d'informations électroniques des entreprises ne cesse de croitre, d'année en année, leur gestion devenant toujours plus complexe.
Selon IDC, le volume de données croît désormais au rythme annuel de quasiment 60%; au cours des cinq dernières années, le volume géré a été multiplié par dix!
La mise en œuvre d'un programme de gouvernance de l'information est bien évidemment une réponse aux exigence de conformité mais elle permet également un meilleur contrôle des coûts et des opérations, des gains de visibilité sur les flux d’informations circulant dans l’entreprise.
Et c'est pourquoi ce programme doit être considéré comme une priorité.

La gouvernance est également une source d'opportunités pour les entreprises.
Sa mise en œuvre doit être progressive à l'instar de projets du type ILM ou Litigation ou encore Gestion des méta données.
Un programme de gouvernance est une orchestration de "chantiers" logiques :

• classification des données.
• définition des politiques et des critères de rétention
• schématisation des méta données (conformité et métier)
• application des règles

et ce afin de permettre de limiter les frais inhérents à d’éventuels litiges mais également de réduire les coûts de stockage et de protection des informations.

Si la progressivité est nécessaire à la réussite d'un tel projet, elle n'est pas suffisante.

En effet, à certains niveaux de l'entreprise, on n’a pas une idée précise des risques encourus et c'est pourquoi le top management a la responsabilité de décider du niveau de confiance et de connaissance qu'il souhaite sur les actifs informationnels de l'entreprise !

Il s'agit de projets et de réalisations politiques et économiques qui impactent tous les départements et autour desquels les dirigeants peuvent réconcilier les acteurs internes de l'entreprise dans une démarche responsable.

Conduire un projet d’archivage électronique.

Tel est le titre du document présenté par Marie Mathias Dronne dans le cadre de son travail pour obtenir le titre professionnel de "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD niveau 1 [INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION - CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS].

Marie Mathias Dronne nous propose une étude riche et approfondie réalisée en collaboration avec des utilisateurs.
Ainsi à partir d'une enquête auprès des services d’archives de Airbus, des Archives départementales des Yvelines, de la Bibliothèque nationale de France, d'EDF, de France Télécom, de la RATP, de RFF et de la SNCF, nous percevons la complexité des réflexions menées par ces professionnels ainsi que les choix de mise en œuvre de certaines solutions.

La conduite d'un projet d'archivage peut être complexe et nous remercions vivement Marie Mathias Dronne de nous avoir fait l'amabilité de nous autoriser à publier son travail et ainsi à partager avec vous, en toute objectivité, autour des questions d'archivage, de gestion documentaire mais également de gestion de l'archivage (records management) et bien évidemment de besoins fonctionnels mais également de besoins en terme de gouvernance de l'information.

Cordialement,

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Télécharger le mémoire de Marie Mathias Dronne - Conduire un projet d’archivage électronique