RSD

Gruppo BPER Realizes a 253% ROI in One Year Using RSD Solution

As I have stated before, paper will never go away however there are numerous ways for an organization to reduce the amount of pages printed. Thoughtware Worldwide conducted a detailed analysis on how Gruppo BPER was able to reduce over 150 million printed pages annually by delivering data electronically. In addition to saving ~2000 trees, Gruppo BPER was able to streamline operations and dramatically improve decision making. As opposed to waiting for days to get information, users can now search, analyze, and customize the information.

Gruppo BPER improved customer interactions by reducing processing inefficiencies, better staff utilization, and putting knowledge at everyone’s finger tips for better decisions. The case study represents how data hidden in operational systems can be transformed into actionable intelligence and reduce print.

Read the case study, but please think twice before you print it.

Push, Pull, quels services pour l'information ?

Mise en exergue à la fin des années 90, la distinction "Push/Pull" ne fait plus recette aujourd'hui dans les débats.

Avec le web 2.0 et l'apparition des réseaux sociaux, les responsables marketing tentent de marier les deux avec opportunisme, tandis que les consommateurs et utilisateurs que nous sommes se satisfont d'une approche orientée "pull" ressentie comme plus respectueuse et moins agressive.

Côté entreprise, il semble que l'orientation soit bien différente et que le "push" soit toujours synonyme d'efficacité.

La valorisation de l'information par une distribution sélective

Le travail quotidien dans l'entreprise est bien plus exigeant en terme de disponibilité des informations que la participation à des réseaux sociaux ou plus simplement la consultation de portail web.

Pour répondre aux besoins de rapidité des utilisateurs, les outils "push" font merveille dans la distribution des informations et des documents.

La distribution permet de valoriser une information au service de l'activité de l'utilisateur. Il peut s'agir d'une alerte liée à une métadonnée ou d'un document résumant une transaction ou encore un rapport financier statuant sur une situation à un instant t.
Cette information ou ce contenu est délivré dans le format adapté au besoin de l'utilisateur (courrier électronique, pièce jointe, feuille de calcul, flux CSV ou XML, etc.).
La distribution en push facilite l'interopérabilité des applications par la rapidité à laquelle les informations sont communiquées mais également par sa facilité d'intégration dans une architecture opérationnelle.

Les outils ou fonctionnalités push permettent à la fois un contrôle et une finesse dans la diffusion de l'information pour optimiser les solutions de gestion de contenus et de gouvernance de l'information.

La valorisation de l'information par une exposition pertinente

Ces qualités font que le mode "push" est souvent ressenti comme très efficace mais peu adapté à certains de types de contenus et/ou de public.

Le mode "pull" largement représenté par les sites tant professionnels (mise à disposition de factures, de relevés, etc.) que sociaux (exposition de photos, d'informations, d'avis, etc.) convient bien pour une approche marketing.
Il véhicule et valorise une image de transparence et d'ouverture de l'entreprise.

L'exposition permet à chacun de trouver et de sélectionner, à sa convenance, l'information dont il a besoin. Les fonctionnalités "pull" sont idéales pour valoriser un patrimoine informationnel au service d'une relation client.

Si avec le "push" l'entreprise étendue et l'économie du savoir deviennent une réalité avec le "pull" c'est l'entreprise "citoyenne" (au sens acteur de la vie sociale et économique) du monde qui s'affiche.

"Push-Pull" ou "Push" versus "Pull" ?

Il est probable que les deux ont leur place. Il convient d'être pragmatique et d'utiliser la meilleure technique selon la cible, le contenu et surtout son objectif.

La gouvernance de l'information ne pousse pas à privilégier l'une ou l'autre de ces méthodes pour autant que les actifs informationnels soient utilisés au mieux des intérêts de son propriétaire.
C'est pour cette raison qu'il serait contre productif d'abandonner la distribution en faveur d'une exposition systématique.

Chacun comprend l'intérêt de déposer en "mains propres" de chaque récipiendaire concerné l'information sensible plutôt que de l'afficher dans un espace (même protégé).

8ème Conférence européenne sur l'archivage digital - Genève 28-30|04|2010

Le centre de conférence international de Genève abritait du 28 au 30 avril, la 8ème conférence européenne sur l'archivage digital.

Un nombre impressionnant de participants ont fait honneur aux speakers et il était bien difficile de faire son programme sans avoir l'impression de manquer une présentation ou un atelier important.

Avant de parler des thèmes, nous voudrions partager avec vous notre satisfaction quant à l'organisation de l'évènement et notre coup de coeur pour le travail de signalétique fait par des étudiants de la Haute école des arts de Berne (Hochschule der Künste - Bern) sous la houlette de Jimmy Schmid.  Bravo pour leur créativité et leur sens pratique !

Les thèmes

Les présentations étaient organisées autour de 4 thèmes :

• Profil professionnel : nouvelles compétences à l'ère numérique
• Constitution des fonds : comment documenter la société de l'information
• e-Archivage : réorganisation des processus et des modèles d'entreprise
• accès en ligne : solutions et implications.

e-Archivage

A défaut de pouvoir suivre toutes les présentations, nous avons privilégié l'e-Archivage et la réorganisation des processus et des modèles d'entreprises. La plupart des contributions étaient très intéressantes et nous avons retenu celle de Monsieur Alexander Samarin à propos de la synergie entre BPM (Business Process Model) et archivage électronique [www.improving-bpm-systems.com].
Nous avons également suivi avec intérêt les retours d'expérience du CNES, des Archives nationales de France (le rôle structurant des référentiels), de la Poste française ou encore de de l'AFSSAPS (Agence Française de Sécurité Sanitaire des Produits de Santé) et le projet d'archivage électronique des autorisations de mise sur le marché des médicaments.

L'importance des standards

Les normes et les standards sont au cœur des réflexions, des projets et des expériences. Nombreux sont les pays ou les organisations qui ont choisi le PDF/A comme standard d'archivage pour les documents et plus globalement le contenu non structuré.
Moreq2 et l'annonce de Moreq2010 couplé à un appel à contribution fait partie de ces normes et l'approche plus "verticalisée" de la présentation des exigences de Moreq2 ne peut qu'en faciliter la mise en oeuvre.

Aujourd'hui, la définition des référentiels se fait au regard du respect des standards tels PRONOM [formats de fichiers], IANA [types MIME], ICA, ISO 639, OAIS, Moreq2 et des l'exigence d'interopérabilité.

Enfin, nous retiendrons également le projet d'émulation DIOSCURI présenté par Nationaal Archief of the Netherlands en alternative à la migration par ainsi que SIARD, la solution  d'archivage de bases de données relationnelles développée et mise à disposition gratuitement par les ingénieurs des Archives fédérales suisses.

Il ne nous est malheureusement pas possible de rendre compte de toutes les présentations, aussi merci d'utiliser les commentaires pour partager vos impressions et réactions au contenu de cette note ou à celui des séances auxquelles vous avez pu participer.

Cordialement,

Claude SUPER

eDiscovery et archivage de courriers électroniques

Pourquoi limiter l'eDiscovery au courrier électronique ?

Aujourd'hui, pour beaucoup le terme eDiscovery (l'équivalent en français pourrait être la recherche des preuves électroniques) fait immédiatement référence aux courriers électroniques, à des solutions d'archivage, de recherche et de restitution des messages.

Pourtant, l'eDiscovery va bien plus loin

En effet, les solutions d'eDiscovery permettent aux entreprises de retrouver les informations stockées électroniquement pour documenter des litiges et apporter un support rapide et en temps opportun. Ces données incluent les emails, les documents du type office (ex : MS-Word, les fichiers PDF, feuilles de calcul) mais également les messages instantanés, les conversations (chat) ainsi que tout autre document produit par des applications métiers (batch ou à la volée).

Une démarche proactive afin de maîtriser les risques : Il faut anticiper!
Le courrier électronique a été pendant longtemps considéré comme une source privilégiée pour l'eDiscovery et nombreux sont les cas aux USA qui en témoignent : Enron, Coleman Holdings Inc. v. Morgan Stanley & Co ou encore Zubulake vs. UBS Warburg Inc.

Aujourd'hui, la maîtrise des risques financiers (amendes très élevées) mais également en terme d'image et de réputation, pousse les entreprises à vouloir également maîtriser les contenus qu'elles génèrent et utilisent.

Une démarche réactive par la maîtrise des contenus : Il faut contrôler les contenus et leur diffusion pour être capable de réagir!
Sur ce blog, nous avons déjà évoqué les questions liées à la gestion de l'information dans plusieurs notes, notamment à propos des réseaux sociaux et de la responsabilité des entreprises, tant il est vrai que l'augmentation vertigineuse du volume de contenus qu'il faut maîtriser se complique singulièrement avec l'apparition des sites de microblogging, de networking ou plus simplement de réseautage.

Bien au-delà du courrier électronique, la réponse technique à l'eDiscovery est un ensemble de composants utilisés par l'entreprise pour :

• Identifier, rechercher, collecter, conservez et exporter les informations archivées électroniquement
• Permettre d'apporter une réponse aux exigences actuelles en matière de litige juridique, d'audit, d'enquête ou de demande d'information
• Anticiper par une évaluation précoce des risques (analyse des faits, contrôle des documents concernés pour décider des meilleures stratégies)
• Gérer avec pragmatisme les défis de la constitution numérique de dossier juridique
• Mettre en place une stratégie de gouvernance des informations archivées au format électronique.

Double démarche appuyée par des solutions performantes et adaptées sans lesquelles il est impossible de répondre aux exigences de l'eDiscovery.

Nous reviendrons très bientôt sur ces questions sur ce blog mais également à l'occasion de séminaires en ligne sur ce sujet mais également à propos de la gouvernance de l'information.

A bientôt.

Le droit à l'oubli !

Il y a beaucoup d'informations concernant chacun d'entre nous qui sont conservées par des administrations et des sociétés commerciales.

Il est légitime que chacun puisse accéder à la totalité de l'information qui le concerne et c'est souvent le cas (même si les chemins sont quelquefois semés d'embûches ou mal indiqués).

Il est également légitime que chacun puisse faire valoir le droit à l'oubli ainsi que le respect de la sphère privée (anonymisation des données).

Le droit à l'oubli est primordial.
Et la CNIL vient de le rappeler à tous en obtenant des banques d'elles qu'elles se conforment à des règles en la matière et soient plus rigoureuses dans la gestion des informations, au nom du droit à l'oubli.

En effet, créé le 1er août 1987 par la Banque de France, le fichier central des retraits de cartes "CB" constitue un sous-ensemble du Fichier central des chèques (FCC). Il recense les personnes qui ont fait l'objet d'une décision de retrait de carte bancaire "CB", suite à un incident lié à l'utilisation de ce moyen de paiement (défaut de provision au moment d'un retrait ou d'une transaction CB). Les banques notifient ces décisions de retrait à la Banque de France.
Mais, qu'en est-il de ce fichage une fois le problème réglé ?
C'est parce que la réponse n'était pas claire que la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) demande depuis plusieurs années aux banques plus de transparence. Et elle a récemment obtenu d'elles qu'elles se conforment à des règles en la matière et soient plus rigoureuses dans la gestion des informations, au nom du droit à l'oubli.

Ces négociations ont abouti aux notamment aux résultats suivants :

• en cas de régularisation de l'incident avant l'expiration du délai de deux ans, l'établissement bancaire a désormais l'obligation de demander la radiation dans les deux jours ouvrés à compter de la disparition du motif d'inscription. Il est tenu d'informer, sans délai et par écrit, les titulaires du compte de la radiation ou de l'annulation de l'inscription.
• les modalités d'information des clients lors de la délivrance de leur carte CB, et avant l'envoi de la déclaration de retrait à la Banque de France, ont été améliorées.

Le besoin d'anonymisation de certaines données est indiscutable.

C’est essentiellement dans le domaine de la santé publique que la CNIL a été amenée à examiner les procédés qui permettent de rendre anonymes des données personnelles particulièrement sensibles, même si dans autre domaine, celui du recensement général de la population par l’INSEE,  la nécessité d’une anonymisation des renseignements collectés n’est pas moins grande.

On sait en effet que toute étude épidémiologique en matière de santé doit être soigneusement encadrée pour assurer la confidentialité des données personnelles collectées. Si cette obligation résulte de la législation « Informatique et Libertés », on peut également remarquer que de façon générale, l’exigence de confidentialité est de l’intérêt même des chercheurs, en créant un climat de confiance susceptible d’améliorer la qualité de la collecte des informations auprès des populations concernées.

Ces deux exemples montrent à quel point le passage à la dématérialisation doit s'accompagner de mesures de protection de l'individu et des informations le concernant.

L'anticipation et le respect de ces exigences tiennent de le mise en œuvre d'une réelle politique de gouvernance de l'information tant au niveau des institutions publiques que des organisations privées.

Des données, des données, encore des données !

Le 25 février dernier, The Economist publiait un article sur la gestion de l'information illustré par des exemples qui permettent de mieux comprendre l'ampleur du problème, s'il en est !

Et de citer le cas Wal-Mart, un géant mondial de la grande distribution qui enregistre plus de 1 million de transactions à l'heure générant ainsi plus de 2.5 petabytes de données stockées (soit 167 fois le volume des livres conservés dans la bibliothèque du Congrès!).
Facebook, à lui seul, héberge 40 milliards de photos, l'accélérateur de particules du CERN (LHC) génère quant à lui plus ou moins 40 terabytes de données par seconde qui font l'objet d'analyses et/ou de stockage pour certaines.

Tout ceci montre à quel point il est possible maintenant d'utiliser le capital que constitue l'information pour améliorer ses affaires, planifier, anticiper, prévoir, protéger, etc.

Mais cette réalité n'est pas sans créer de nouveaux challenges.

• Comment et ou stoker ces données ?
• Comment assurer la sécurité, la confidentialité de ces informations ?

Nombreux sont ceux qui s'interrogent.

Alex Szalay, astrophysicien à l'Université Johns Hopkins souligne que la multiplication des données les rend encore plus inaccessibles. Joe Heelerstein (Université de Berkeley) parle de "révolution industrielle de l'information/ou des données" (the industrial revolution of data).
Les effets de cette prolifération se font sentir partout, du monde des affaires à celui des sciences, des milieux politiques aux cercles artistiques, faisant que les scientifiques et les informaticiens se sont accordés pour inventer un nom pour ce phénomène :"big data".

Ainsi, à côté des responsables informatiques, de nouvelles fonctions émergent pour des profils sachant combiner des compétences informatiques, des connaissances statistiques et des talents d'extraction, d'analyse et de présentation de la "substantifique moelle" de cet incroyable capital d'information.

Nous sommes dans une phase de transition et le passage de la rareté de l'information à sa surabondance est une incroyable source opportunités.
Les données deviennent une nouvelle matière première pour l'entreprise: un apport économique presque sur un pied d'égalité avec le capital et le travail.

Mais "BIG DATA" est source de crises.

Au cours de la récente crise financière, il est devenu clair que les banques et les agences de notation s'étaient appuyés sur des modèles qui, bien que nourris d'une énorme quantité de renseignements et de données, ne permettaient pas d'anticiper totalement le risque financier encouru dans le monde réel.
Il s'agissait de la première crise déclenchée par "BIG DATA" et ce ne sera pas la dernière!

La façon dont l'information est gérée touche tous les domaines de la vie.
Au tournant du 20e siècle de nouveaux flux d'information au travers du télégraphe et du téléphone ont soutenu la production de masse. Aujourd'hui la disponibilité de données en grand nombre permet aux entreprises de répondre à certains segments de marché partout dans le monde. La production économique était habituellement basée dans une usine où les gestionnaires travaillaient à rendre plus efficaces chaque machine et chaque processus. Maintenant, les statisticiens exploitent toutes les informations produites à tous les niveaux de l'entreprise pour trouver de nouvelles idées.

«Une économie basée sur les données est en train de naître", admet M. Mundie de Microsoft. "Vous pouvez en dessiner les contours, mais les implications techniques, d'infrastructure et même les modèles commerciaux ne sont pas encore bien compris".

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L'original des articles sur The Economist en ligne :
A special report on managing information: Data, data everywhere ///All too much - Monstrous amounts of data

Print and Paper – It Will Never Go Away!

For the last 14 years, I worked for three vendors that promised world class organizations they will eliminate paper or reduce it so much the project will pay for itself in one month. I am here to tell you the bad news. Paper will never go away. Sure, there are ways of reducing print and the world is slowly moving to a paperless environment but there is still plenty of paper around. People are infatuated with printing, which is actually a good thing since this is how I learn important company news. You would be very surprised how much I learn standing by the printer for an hour. I worked with a woman who would print her e-mails and file them in a draw. Makes sense, no?  

A recent article from The Washington Times revealed federal government employees print millions of pages everyday which are instantly discarded or recycled, costing the government an estimated $440.4 million each year. Think about that when you pay Uncle Sam on April 15.

While there are countless ways of reducing print – I want to give five unique tips on how to reduce print in the enterprise.

Charge and audit printing – Most companies keep track of how much gets printed and charge the costs back to the department or business unit. Some technologies today can pinpoint the exact amount of paper a specific user prints (locally or centrally). The business divisions must be accountable for these charges. Some companies are even passing these costs to their customers. My insurance company charges $10 a year if I want to receive my quarterly statement and policy by mail.

Implement Pay Per Sheet (PPS) Program – This is a program I started preaching a few years back. Companies should allocate a certain amount of paper to individual users so they can fulfill their job duties. This can vary depending on role/function however the amount must be reduced every year (anywhere from 10% to 30% works for me). When the user goes over their allotted amount, he/she will need to personally pay per sheet. I have seen companies collect anywhere from a nickel to a dime per page. The money gets collected in a jar and then donated to a local charity at the end of the year. 

Disable “all” option in print dialog – Most applications have an “all pages” option and in many cases, this is the default option. I encourage all software vendors reading this to change the default option (yes I am talking to you Microsoft). Fair enough, I do know there are legitimate cases a user needs to print all the pages of a document. In this scenario, a user can explicitly enter the page numbers of the entire document. 

Transform documents into a usable form – Sometimes there is no replacement to holding a piece of paper. However, when you demonstrate the ability to automatically extract data from a financial report and create a drillable colorful chart, users will smile. How about taking summary pages from a variety of management reports and sending them via PDF to an iPhone or Blackberry?  Suddenly, printing becomes a past time.

Deploy an information governance program – An information governance framework allows companies to keep what they need to keep and delete what they need to delete. In theory, the less you have in your corporate repositories, the less information to print. Also, data privacy rules and digital rights management allow you to limit the use of documents.

There you have it and mark my words, no matter how much you try, paper will never go away. When you are done reading this – please print it, re-read it, and file it your draw.

Réseaux sociaux, contenu et responsabilité des entreprises ?

Nous sommes de plus en plus nombreux à partager des informations au travers de Twitter (microblogging) ou des sites comme Linkedin ou encore Facebook, YouTube, etc.

Les entreprises sont également très intéressées par ces nouveaux espaces de communication nés avec le web 2.0 et elles n'hésitent pas à les utiliser à des fins très explicites.
RSD communique sur Twitter mais également sur Linkedin ainsi qu'au travers d'autres plateformes.

L'incroyable augmentation des volumes d'information échangés

La multiplication des espaces a automatiquement engendré une croissance impressionnante des échanges. En effet, selon une étude réalisée par Nielsen, les "accros" des réseaux sociaux sont également des "mordus" du courrier électronique.

Alors que l'on aurait pu penser le contraire, il semble que la participation active à ce type de sites est à l'origine d'un usage plus intensif du courrier électronique !

Mais ce contenu n'est le plus souvent pas important et ne mérite pas d'autre attention que celle de l'instant ou on le reçoit !
Ceci est vrai pour les contenus "privés" échangés entre amis ou proches ou mis à disposition de la communauté (photos, récits d'expériences, etc.) mais il s'avère que pour les contenus d'entreprise la réalité peut s'avérer bien plus complexe.

La quête du Graal ou l'aiguille dans la botte de foin.

Trouver la bonne information peut relever de l'exploit vu les volumes publiés et nous sommes tous à la recherche des meilleures solutions. Si la plupart d'entre-nous continue à privilégier les moteurs de recherche, nombreux (20% selon Nielsen) sont ceux qui  commencent par les réseaux sociaux!

Il y a "trop" de contenus à disposition !

Comment aller rapidement à l'information pertinente, utile ? En quel média ou type de site puis-je avoir confiance? La réponse pour beaucoup d'entre-nous est dans les blogs ou les forums, pas encore dans les réseaux sociaux même s'ils se révèlent être un moyen d'accès à l'information.

L'entreprise doit composer avec ces nouveaux comportements.

Et elle le fait comme en témoigne le nombre de messages "commerciaux" diffusés au travers de ces outils!

Ces messages sont généralement contrôlés tant dans le fond que la forme par les organisations et il n'y a pas grand risque de ce côté si ce n'est celui d'une mauvaise communication (nul n'est à l'abri d'un erreur!).

S'il y a risques, il faut les chercher du côté des informations publiées hors du contrôle de l'entreprise.

La publication de l'appréciation des clients et/ou des partenaires d'une qualité de produits ou de services réalisés à partir de critères objectifs fait partie des règles du jeu de notre économie basée sur une concurrence loyale et les risques sont réels pour l'entreprise.

L'anticipation sera également préférable à la réaction en ce qui concerne les informations propagées, divulguées, partagées par les acteurs des réseaux sociaux au sujet des entreprises pour lesquelles ils travaillent, avec lesquelles ils contractent et au succès desquelles ils concourent.

Permettre un accès libre à FaceBook ou Linkedin au bureau est un acte de gestion d'entreprise.

Mettre en œuvre une charte d'utilisation de ces réseaux au bénéfice de l'entreprise est une décision de gouvernance de l'information.

Si aujourd'hui, certaines compagnies ont décidé de s'engager dans des procédures internes de contrôle des informations communiquées sur ces réseaux, c'est bien par anticipation.

Cette démarche pro active par rapport à ces contenus est révélatrice du niveau de maturité dans l'approche des questions relatives à la gestion de l'information par l'entreprise.

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Une aiguille dans une botte de foin !

Tel est souvent le descriptif le mieux adapté à la situation de l'information dans l'entreprise. Pour trouver "l'aiguille", soit l'information pertinente au moment T dans "la botte de foin", elle-même constituée de l'ensemble des solutions d'archivages et de stockage de données, il faut pouvoir disposer des outils les souples.

Et, la multitude de contenus stockés ou archivés par l'entreprise, si elle nécessite une organisation rigoureuse et efficace, ne répond pas forcément aux attentes des utilisateurs.

Les informations sont un des actifs de l'entreprise

L'impérieuse nécessité des affaires fait que les informations (structurées ou non-structurées) sont devenues clefs. 

A chaque instant, tout collaborateur a besoin d'accéder rapidement à des données, des documents, des enregistrements qui lui sont nécessaires pour instruire un dossier, prendre une décision, argumenter une conseil, etc.

Si l'accès aux documents formatés tels que les listes ou les états mais également les documents clients ou partenaires (factures, commandes, etc.) sont faciles à partir des solutions de gestion électronique de documents, l'accès aux données restent quant à elles l'apanage des applications métiers ou transverses.

La multiplication des données non-structurées pose le défi de la maitrise de l'information.

Aujourd'hui, la multiplication des contenus non structurés et non formatés (courriers électroniques, documents offices, etc.) vient sérieusement compliquer la donne ! Comment accéder à la bonne information en premier ?

Il faut repenser la gestion de l'information en intégrant TOUTES les informations (structurées et non structurées sans distinction de formats) dans un même solution de gestion.

La meilleure stratégie pour faire avancer et croître les affaires est de gérer l'information et non de la technologie.

Cet outil de gestion de par sa capacité à classer, caractériser et protéger l'information va permettre aux utilisateurs mais également aux applications, tant au moment du versement qu'à celui de la recherche, d'être assurés de disposer des critères pertinents et utiles.

La finesse d'indexation et la richesse des métadonnées fonctionnelles et techniques doivent être définies avec comme objectif principal  de servir la croissance des affaires donc de faciliter la vie des utilisateurs.

Servir la croissance tout en assurant la conformité et le contrôle des coûts.

Le service de la croissance doit également s'accompagner d'une réflexion quant aux nécessités de conformité (obligation d'archivage, cycle de vie, etc.) de certains documents ou contenus. Au delà des réflexions opérationnelles et légales, le programme mis en oeuvre doit participer à la maîtrise globale des coûts.

La solution à cette équation se trouve dans une gestion fine et une exploitation granulaire des métadonnées liées aux contenus. Ces métadonnées sont constituées des informations les plus signifiantes et les plus pertinentes d'un point de vue métier mais également conformité aux dispositions légales.

Les métadonnées associées aux contenus non structurés peuvent même se substituer à ce contenu dans un seul contexte métier tant leur intégration est plus facile.
Elles confortent la valeur du contenu, en facilitent l'exploitation et la restitution et contribuent à la sécurité et la conformité d'un réel espace de confiance.

Trouver l'aiguille dans la botte de foin devient plus facile si le fil est resté dans le chas!

Volume to the Sixth Power

Scalability.  Now that’s perhaps one of my all time favorite marketing terms.  All software vendors offer a flexible solution that is open and scalable, right?  According to Wikipedia, scalability is a system which indicates its ability to either handle growing amounts of work in a graceful manner or to be readily enlarged. 

When it comes to information governance, exactly how do you define and measure scalability?  Most people in the enterprise content management (ECM) and information management market will tell you it’s the amount of stored data (i.e. number of documents stored or actually storage size).  While this is certainly one valid metric, there is more.  Much more.  It’s something I often refer to as volume⁶.

Volume¹ – Content

So, let’s get the obvious one out of the way.  On a daily basis, companies have employees producing gigabytes and applications generating terabytes of information.  This ends up being stored somewhere –typically in one or more repository.  An easy indicator of measuring scalability is the vendor track record for supporting or managing petabytes or even exabytes of information. 

Volume² – Format Types

There are practically thousands of different types of information within the enterprise – print streams, images, ERP/CRM reports, Office documents, databases, e-mail, Website content, instant messages and rich media such as audio and video files.  Each content type has different formats – each with its own unique needs.  Some repositories are better than others at handing certain formats which is precisely one of the reasons companies have multiple repositories.  Information governance must take into account the variety of formats and repositories in the organization.  More on this next month…

Volume³ – Jurisdictions, Regulations, and Laws

I attended a recent Webcast from D4 Discovery that indicated there are over 14,000 information retention laws.  Exactly how does a global organization follow and manage these regulations?  How about enforcement of these laws?  There are clear indications the number of laws will increase in the next few years.    

Volume⁴ – Platforms and Storage Devices

Life will be beautiful (and way too boring) if there was one platform, operating system and storage technology in the enterprise.  Platforms and operating systems range from Windows, Mac, UNIX, to the mainframe.  Then you have storage solutions and hierarchical storage management (HSM) products such as WORM, IBM TSM, Veritas NBU, EMC Centera, and HP Omniback.  An IT leader from a fortune 100 company once told me, “We have one of each”.   Makes sense.  Your information governance framework must take all of these environments into consideration.

Volume⁵ – Applications

Applications run your business – billing, customer service, accounting/finance, human resources, supply chain management, procurement, IT service management, etc, etc, etc.  Oh yeah, don’t forget your LOB (line of business) applications.  These systems generate and consume an infinite amount of information.  How easy and fast can your ECM system capture content from these isolated systems?  How about providing these various applications secure and fast access to this content?

Volume⁶ – Users

What if (and yes, a big what if) you only have one person accessing your ECM system that’s managing petabytes of information?  Is this still considered scalable?  Some people will claim yes.  However, this is not true.  It’s also about the amount of access and concurrent requests made to the system. 

So, the next time you talk with your information governance vendor – ask them how they define scalability.  I define it as volume to the sixth power: (content)  plus  (formats)  plus (jurisdictions) plus (platforms/storage)  plus (applications)  plus (users).

Now that’s scalability.