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Des données, des données, encore des données !

Le 25 février dernier, The Economist publiait un article sur la gestion de l'information illustré par des exemples qui permettent de mieux comprendre l'ampleur du problème, s'il en est !

Et de citer le cas Wal-Mart, un géant mondial de la grande distribution qui enregistre plus de 1 million de transactions à l'heure générant ainsi plus de 2.5 petabytes de données stockées (soit 167 fois le volume des livres conservés dans la bibliothèque du Congrès!).
Facebook, à lui seul, héberge 40 milliards de photos, l'accélérateur de particules du CERN (LHC) génère quant à lui plus ou moins 40 terabytes de données par seconde qui font l'objet d'analyses et/ou de stockage pour certaines.

Tout ceci montre à quel point il est possible maintenant d'utiliser le capital que constitue l'information pour améliorer ses affaires, planifier, anticiper, prévoir, protéger, etc.

Mais cette réalité n'est pas sans créer de nouveaux challenges.

• Comment et ou stoker ces données ?
• Comment assurer la sécurité, la confidentialité de ces informations ?

Nombreux sont ceux qui s'interrogent.

Alex Szalay, astrophysicien à l'Université Johns Hopkins souligne que la multiplication des données les rend encore plus inaccessibles. Joe Heelerstein (Université de Berkeley) parle de "révolution industrielle de l'information/ou des données" (the industrial revolution of data).
Les effets de cette prolifération se font sentir partout, du monde des affaires à celui des sciences, des milieux politiques aux cercles artistiques, faisant que les scientifiques et les informaticiens se sont accordés pour inventer un nom pour ce phénomène :"big data".

Ainsi, à côté des responsables informatiques, de nouvelles fonctions émergent pour des profils sachant combiner des compétences informatiques, des connaissances statistiques et des talents d'extraction, d'analyse et de présentation de la "substantifique moelle" de cet incroyable capital d'information.

Nous sommes dans une phase de transition et le passage de la rareté de l'information à sa surabondance est une incroyable source opportunités.
Les données deviennent une nouvelle matière première pour l'entreprise: un apport économique presque sur un pied d'égalité avec le capital et le travail.

Mais "BIG DATA" est source de crises.

Au cours de la récente crise financière, il est devenu clair que les banques et les agences de notation s'étaient appuyés sur des modèles qui, bien que nourris d'une énorme quantité de renseignements et de données, ne permettaient pas d'anticiper totalement le risque financier encouru dans le monde réel.
Il s'agissait de la première crise déclenchée par "BIG DATA" et ce ne sera pas la dernière!

La façon dont l'information est gérée touche tous les domaines de la vie.
Au tournant du 20e siècle de nouveaux flux d'information au travers du télégraphe et du téléphone ont soutenu la production de masse. Aujourd'hui la disponibilité de données en grand nombre permet aux entreprises de répondre à certains segments de marché partout dans le monde. La production économique était habituellement basée dans une usine où les gestionnaires travaillaient à rendre plus efficaces chaque machine et chaque processus. Maintenant, les statisticiens exploitent toutes les informations produites à tous les niveaux de l'entreprise pour trouver de nouvelles idées.

«Une économie basée sur les données est en train de naître", admet M. Mundie de Microsoft. "Vous pouvez en dessiner les contours, mais les implications techniques, d'infrastructure et même les modèles commerciaux ne sont pas encore bien compris".

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L'original des articles sur The Economist en ligne :
A special report on managing information: Data, data everywhere ///All too much - Monstrous amounts of data

Réseaux sociaux, contenu et responsabilité des entreprises ?

Nous sommes de plus en plus nombreux à partager des informations au travers de Twitter (microblogging) ou des sites comme Linkedin ou encore Facebook, YouTube, etc.

Les entreprises sont également très intéressées par ces nouveaux espaces de communication nés avec le web 2.0 et elles n'hésitent pas à les utiliser à des fins très explicites.
RSD communique sur Twitter mais également sur Linkedin ainsi qu'au travers d'autres plateformes.

L'incroyable augmentation des volumes d'information échangés

La multiplication des espaces a automatiquement engendré une croissance impressionnante des échanges. En effet, selon une étude réalisée par Nielsen, les "accros" des réseaux sociaux sont également des "mordus" du courrier électronique.

Alors que l'on aurait pu penser le contraire, il semble que la participation active à ce type de sites est à l'origine d'un usage plus intensif du courrier électronique !

Mais ce contenu n'est le plus souvent pas important et ne mérite pas d'autre attention que celle de l'instant ou on le reçoit !
Ceci est vrai pour les contenus "privés" échangés entre amis ou proches ou mis à disposition de la communauté (photos, récits d'expériences, etc.) mais il s'avère que pour les contenus d'entreprise la réalité peut s'avérer bien plus complexe.

La quête du Graal ou l'aiguille dans la botte de foin.

Trouver la bonne information peut relever de l'exploit vu les volumes publiés et nous sommes tous à la recherche des meilleures solutions. Si la plupart d'entre-nous continue à privilégier les moteurs de recherche, nombreux (20% selon Nielsen) sont ceux qui  commencent par les réseaux sociaux!

Il y a "trop" de contenus à disposition !

Comment aller rapidement à l'information pertinente, utile ? En quel média ou type de site puis-je avoir confiance? La réponse pour beaucoup d'entre-nous est dans les blogs ou les forums, pas encore dans les réseaux sociaux même s'ils se révèlent être un moyen d'accès à l'information.

L'entreprise doit composer avec ces nouveaux comportements.

Et elle le fait comme en témoigne le nombre de messages "commerciaux" diffusés au travers de ces outils!

Ces messages sont généralement contrôlés tant dans le fond que la forme par les organisations et il n'y a pas grand risque de ce côté si ce n'est celui d'une mauvaise communication (nul n'est à l'abri d'un erreur!).

S'il y a risques, il faut les chercher du côté des informations publiées hors du contrôle de l'entreprise.

La publication de l'appréciation des clients et/ou des partenaires d'une qualité de produits ou de services réalisés à partir de critères objectifs fait partie des règles du jeu de notre économie basée sur une concurrence loyale et les risques sont réels pour l'entreprise.

L'anticipation sera également préférable à la réaction en ce qui concerne les informations propagées, divulguées, partagées par les acteurs des réseaux sociaux au sujet des entreprises pour lesquelles ils travaillent, avec lesquelles ils contractent et au succès desquelles ils concourent.

Permettre un accès libre à FaceBook ou Linkedin au bureau est un acte de gestion d'entreprise.

Mettre en œuvre une charte d'utilisation de ces réseaux au bénéfice de l'entreprise est une décision de gouvernance de l'information.

Si aujourd'hui, certaines compagnies ont décidé de s'engager dans des procédures internes de contrôle des informations communiquées sur ces réseaux, c'est bien par anticipation.

Cette démarche pro active par rapport à ces contenus est révélatrice du niveau de maturité dans l'approche des questions relatives à la gestion de l'information par l'entreprise.

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Une aiguille dans une botte de foin !

Tel est souvent le descriptif le mieux adapté à la situation de l'information dans l'entreprise. Pour trouver "l'aiguille", soit l'information pertinente au moment T dans "la botte de foin", elle-même constituée de l'ensemble des solutions d'archivages et de stockage de données, il faut pouvoir disposer des outils les souples.

Et, la multitude de contenus stockés ou archivés par l'entreprise, si elle nécessite une organisation rigoureuse et efficace, ne répond pas forcément aux attentes des utilisateurs.

Les informations sont un des actifs de l'entreprise

L'impérieuse nécessité des affaires fait que les informations (structurées ou non-structurées) sont devenues clefs. 

A chaque instant, tout collaborateur a besoin d'accéder rapidement à des données, des documents, des enregistrements qui lui sont nécessaires pour instruire un dossier, prendre une décision, argumenter une conseil, etc.

Si l'accès aux documents formatés tels que les listes ou les états mais également les documents clients ou partenaires (factures, commandes, etc.) sont faciles à partir des solutions de gestion électronique de documents, l'accès aux données restent quant à elles l'apanage des applications métiers ou transverses.

La multiplication des données non-structurées pose le défi de la maitrise de l'information.

Aujourd'hui, la multiplication des contenus non structurés et non formatés (courriers électroniques, documents offices, etc.) vient sérieusement compliquer la donne ! Comment accéder à la bonne information en premier ?

Il faut repenser la gestion de l'information en intégrant TOUTES les informations (structurées et non structurées sans distinction de formats) dans un même solution de gestion.

La meilleure stratégie pour faire avancer et croître les affaires est de gérer l'information et non de la technologie.

Cet outil de gestion de par sa capacité à classer, caractériser et protéger l'information va permettre aux utilisateurs mais également aux applications, tant au moment du versement qu'à celui de la recherche, d'être assurés de disposer des critères pertinents et utiles.

La finesse d'indexation et la richesse des métadonnées fonctionnelles et techniques doivent être définies avec comme objectif principal  de servir la croissance des affaires donc de faciliter la vie des utilisateurs.

Servir la croissance tout en assurant la conformité et le contrôle des coûts.

Le service de la croissance doit également s'accompagner d'une réflexion quant aux nécessités de conformité (obligation d'archivage, cycle de vie, etc.) de certains documents ou contenus. Au delà des réflexions opérationnelles et légales, le programme mis en oeuvre doit participer à la maîtrise globale des coûts.

La solution à cette équation se trouve dans une gestion fine et une exploitation granulaire des métadonnées liées aux contenus. Ces métadonnées sont constituées des informations les plus signifiantes et les plus pertinentes d'un point de vue métier mais également conformité aux dispositions légales.

Les métadonnées associées aux contenus non structurés peuvent même se substituer à ce contenu dans un seul contexte métier tant leur intégration est plus facile.
Elles confortent la valeur du contenu, en facilitent l'exploitation et la restitution et contribuent à la sécurité et la conformité d'un réel espace de confiance.

Trouver l'aiguille dans la botte de foin devient plus facile si le fil est resté dans le chas!

GED, CMS, ECM, EIM,... et alors !

"2010 sera l'année de l'Enterprise Information Management" annonce Debra Logan (analyste du Gartner) sur son blog.

« Les entreprises les plus performantes montrent le chemin en commençant à adopter une perspective radicalement nouvelle en ce qui concerne la valeur de l'information, dans un monde ouvert où les modes de travail coopératifs et collaboratifs associent l'ensemble des acteurs au sein d'une entreprise mais aussi d'une chaîne de valeur » explique Patrick Ferraris dans une étude présentée par le CIGREF.

Le ton est donné ! Mais qu'en est-il des projets et des réalités ?

Nous avons lu beaucoup d'analyses et certains acronymes ont fini par devenir familier : GED, CMS ou ECM, et pour 2010 l'EIM, en plus des traditionnels vœux et des inévitables résolutions.

L'Entreprise Information Management est une stratégie qui consiste principalement à valoriser son patrimoine documentaire.
Cette valorisation doit se faire au bénéfice des trois principaux objectifs de l'entreprise : le développement des affaires, la maîtrise des coûts et l'exigence de conformité.

L'archivage, le record management ou encore l'eDiscovery ne peuvent pas être une fin en soi.
Ils répondent à des besoins dont l'ultime finalité est de servir les objectifs de l'entreprise.

En matière d'actif informationnel de l'entreprise, le principal capital réside dans les méta données.
Les méta données sont clefs

• pour les affaires dans la mesure ou elles condensent l'essentiel du contenu d'un document, 
• pour la conformité car elles disposent de toutes les informations nécessaires au regard des dispositions légales ainsi que de la gestion des accès.
• pour la maîtrise des coûts car elles permettent de gérer notamment le cycle de vie ainsi que les supports 

Ainsi, la stratégie d'EIM va, à l'initiative et avec l'appui des sphères dirigeantes de l'entreprise, s'attacher à préciser la nature et le contenu de l'actif informationnel, avant de mettre en place les solutions techniques de mise en œuvre : définition, automatisation, propagation et contrôle.

Alors, quoi de neuf avec EIM ?
Rien, dirons certains,
oui mais en apparence seulement car quelque soit l'appellation ou l'acronyme, nul peut douter que la maturité des technologies d'archivage, de gestion de contenu ou encore de records management nous permettent de passer à l'étape suivante.

Cette étape que certains appellent de leurs vœux pour les prochains mois nécessitent de nouveaux outils dédiés et conçus au regard de ce qui est un réel challenge pour les organisations.

RSD annonce l’ouverture d’une filiale à Madrid

"En cette période, nous souhaitons manifester notre volonté d’aller de l’avant sur le marché ibérique en nous engageant encore plus auprès de nos clients espagnols et en leur apportant notre qualité de services ainsi que des solutions qui vont les aider à répondre aux nombreux défis, notamment de gestion de l’information, qui se présentent à eux" annonce Pierre Van Beneden, Directeur Général de RSD

Lire le communiqué

L’information : prochain défi pour les entreprises

Tel est le sous-titre de l'article présentant les résultats de l’étude CIGREF-Capgemini Consulting qui s’appuie d’une part sur les travaux du professeur Donald Marchand, de l’IMD à Lausanne, l’une des premières institutions universitaires en Europe, et d’autre part sur les interviews de 490 DSI à travers le monde, démontre le lien existant entre la maturité de la fonction SI, l’usage efficace que font les entreprises de l’information et leur performance (part de marché, rentabilité, innovation, réputation).

Sans dévoiler le contenu de cette étude [disponible en téléchargement], il nous a paru pertinent de partager avec vous le constat suivant : Il devient indispensable pour les entreprises de dépasser le cadre traditionnel du management des SI pour prendre en compte l'ensemble des facteurs liés à l'utilisation efficace de l'information.

Selon les rédacteurs, les formes actuelles de gouvernance des SI doivent évoluer pour prendre en compte de façon explicite l'usage de l'information et les DSI doivent devenir les ambassadeurs de cette réforme.

 Patrick Ferraris - Capgemini Consulting - explique que : « Les entreprises les plus performantes montrent le chemin en commençant à adopter une perspective radicalement nouvelle en ce qui concerne la valeur de l'information, dans un monde ouvert où les modes de travail coopératifs et collaboratifs associent l'ensemble des acteurs au sein d'une entreprise mais aussi d'une chaîne de valeur ».

Ainsi, au moment où beaucoup d'entreprises développent et renforcent leur modèle d'affaires, elles doivent également dynamiser leur capital en terme d'INFORMATION en s'appuyant sur leur fonction SI. Un usage effectif et pertinent de l'information serait donc bien le prochain défi des entreprises.

Tout le monde s'accorde à considérer l'information comme un actif important de l'entreprise et que la gouvernance de l'information est à considérer d'urgence.

Cette étude met en exergue l'intuition de chacun, à savoir qu'une bonne maitrise (gestion, confiance, etc.) de l'information est un facteur de croissance et de développement des entreprises.

Par contre, il est peut-être nouveau de lire que le SI doit être au cœur d'une initiative de gouvernance de l'information et qu'au delà des questions techniques, il peut devenir le véritable chef d'orchestre d'une politique de valorisation et d'optimisation de l'exploitation du capital informationnel de l'entreprise. 

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La synthése de l'étude sur le site du CIGREF.

Record manager, archiviste, une fonction clef de l'Enterprise Information Management

Tant au niveau des analystes, des dirigeants, des responsables métiers que des services informatiques, tout le monde s'accorde au moins sur deux choses à propos de la mise en place des outils nécessaires à la bonne gouvernance de l'information :

•  elle ne sera pas l'occasion d'un "big bang" au niveau organisation et IT
•  elle ne peut se faire sans une volonté et un investissement fort des sphères dirigeantes

Dans ce contexte, les fonctions d'archiviste et de record manager prennent une nouvelle dimension au sein de l'organisation. Elles deviennent les fonctions clefs, indispensables à la mise en œuvre d'une vraie politique de gouvernance de l'information.

Il en effet intéressant de lire comment certains d'entre-eux définissent leur place dans l'organisation. Ainsi sur archiviste.org (site web de l'association des Archivistes de France), Marina Dal Soglio (SNECMA) précise :"Nous sommes avant tout des médiateurs, qui doivent « maîtriser le passé pour préparer l’avenir » : nous devons avoir une bonne connaissance du passé mais aussi nous projeter dans l’avenir et imaginer ce qu’on pourra nous demander dans vingt ans, ou trente ans...
Nous devons être perçus comme des professionnels de l’information au sens large, comme des « référents » incontournables concernant l’information dans l’entreprise."

Quelques soient les impacts sur l'IT (cf. notre dernier wébinaire à ce sujet), l'archiviste travaille au-delà de l'élaboration des outils du records management (plans de classement des archives courantes et intermédiaires, système de cotation...) et doit faire preuve d'un bon sens de l'analyse, d'excellentes capacités de communication et d'une bonne connaissance de la production des contenus et des documents.

L'"Entreprise Information Management" n'est pas une technologie ni une solution, mais bien une stratégie dont les dirigeants sont les instigateurs mais dont le principal maitre d'œuvre est l'archiviste.

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Source documentaire : Association des Archivistes de France
- La profession d’archiviste ou les métiers des archives

- Comprendre et pratiquer le records management

Enterprise Content Management, Enterprise Information Management,...

La gouvernance d’entreprise, la gouvernance de l’information et le "cost governance", qu'en est-il ?

Tout d'abord une vraie politique d'EIM (Enterprise Information Management) aide à résoudre une équation cruciale: comment équilibrer les coûts, les risques et la valeur des informations à travers toute l’organisation.

Avec l'augmentation prévisible des règlementations financières dans le monde mais tout  particulièrement en Amérique du Nord et en Europe, il est devenu urgent de s'assurer que les questions de gestion des risques, de conformité règlementaire et de gouvernance sont traitées en coordination.
 En effet, la quantité d'informations électroniques des entreprises ne cesse de croitre, d'année en année, leur gestion devenant toujours plus complexe.
Selon IDC, le volume de données croît désormais au rythme annuel de quasiment 60%; au cours des cinq dernières années, le volume géré a été multiplié par dix!
La mise en œuvre d'un programme de gouvernance de l'information est bien évidemment une réponse aux exigence de conformité mais elle permet également un meilleur contrôle des coûts et des opérations, des gains de visibilité sur les flux d’informations circulant dans l’entreprise.
Et c'est pourquoi ce programme doit être considéré comme une priorité.

La gouvernance est également une source d'opportunités pour les entreprises.
Sa mise en œuvre doit être progressive à l'instar de projets du type ILM ou Litigation ou encore Gestion des méta données.
Un programme de gouvernance est une orchestration de "chantiers" logiques :

• classification des données.
• définition des politiques et des critères de rétention
• schématisation des méta données (conformité et métier)
• application des règles

et ce afin de permettre de limiter les frais inhérents à d’éventuels litiges mais également de réduire les coûts de stockage et de protection des informations.

Si la progressivité est nécessaire à la réussite d'un tel projet, elle n'est pas suffisante.

En effet, à certains niveaux de l'entreprise, on n’a pas une idée précise des risques encourus et c'est pourquoi le top management a la responsabilité de décider du niveau de confiance et de connaissance qu'il souhaite sur les actifs informationnels de l'entreprise !

Il s'agit de projets et de réalisations politiques et économiques qui impactent tous les départements et autour desquels les dirigeants peuvent réconcilier les acteurs internes de l'entreprise dans une démarche responsable.

Conduire un projet d’archivage électronique.

Tel est le titre du document présenté par Marie Mathias Dronne dans le cadre de son travail pour obtenir le titre professionnel de "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD niveau 1 [INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION - CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS].

Marie Mathias Dronne nous propose une étude riche et approfondie réalisée en collaboration avec des utilisateurs.
Ainsi à partir d'une enquête auprès des services d’archives de Airbus, des Archives départementales des Yvelines, de la Bibliothèque nationale de France, d'EDF, de France Télécom, de la RATP, de RFF et de la SNCF, nous percevons la complexité des réflexions menées par ces professionnels ainsi que les choix de mise en œuvre de certaines solutions.

La conduite d'un projet d'archivage peut être complexe et nous remercions vivement Marie Mathias Dronne de nous avoir fait l'amabilité de nous autoriser à publier son travail et ainsi à partager avec vous, en toute objectivité, autour des questions d'archivage, de gestion documentaire mais également de gestion de l'archivage (records management) et bien évidemment de besoins fonctionnels mais également de besoins en terme de gouvernance de l'information.

Cordialement,

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Télécharger le mémoire de Marie Mathias Dronne - Conduire un projet d’archivage électronique

Dématérialisation, stockage et archivage.

La dématérialisation avance à grand pas et, à cet égard, nous vivons une période exceptionnelle.

La mutation économique et sociale vers un monde numérique crée quelques inquiétudes et génère beaucoup de questions.

Plusieurs d'entre-elles ont trait à la conservation des contenus que nous créons. Il n'est pas besoin d'être une multinationale, ni même une entreprise pour se préoccuper de la bonne conservation des documents tels que courriers, photos, vidéos.
Pourtant, les enjeux ne sont pas les mêmes.
En effet, si beaucoup d'entre nous pouvons nous satisfaire d'un stockage¹ sécurisé, il est souvent nécessaire de mettre en œuvre un archivage² pertinent.

La différence n'est pas uniquement sémantique mais bien fonctionnelle et elle ne tient compte ni de la personnalité du détenteur du contenu, ni de sa taille ou de son importance économique.

Le choix entre stockage et archivage est étroitement dépendant du contenu concerné.

Un acte administratif, une fiche de paie doit très certainement faire l'objet d'un archivage pour la personne physique comme pour la personne morale alors qu'une image peut le plus souvent faire l'objet d'un stockage sur un support fiable.
Ainsi, la qualification du contenu est déterminante.

Si le particulier le fait d'une manière intuitive, l'entreprise doit, quant à elle, s'organiser pour faire ce travail avec rigueur. La rationalisation de sa politique d'archivage passe par une analyse méthodique de la valeur de ses actifs documentaires.

La création du référentiel (ou plan) de conservation est une étape liminaire indispensable. Elle ne peut être mise en œuvre au niveau de l'entreprise que par une volonté politique qui trouvera appui auprès des responsables juridiques et techniques mais également des collaborateurs en charge de la gestion des risques.
Aussi, la gestion de l'archivage est étroitement liée à la gestion des risques mais également à la gestion des coûts.

La dématérialisation crée de nouvelles perspectives et favorise ainsi la création de solutions pertinentes et innovantes pour aider les entreprises !

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¹STOCKAGE : En informatique, le stockage d'information est l'enregistrement de l'information sur un support matériel pour sa réutilisation future (source : wikipedia)

² ARCHIVAGE : L’archivage de contenus électroniques est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif (source : wikipedia)