RSD

Gruppo BPER Realizes a 253% ROI in One Year Using RSD Solution

As I have stated before, paper will never go away however there are numerous ways for an organization to reduce the amount of pages printed. Thoughtware Worldwide conducted a detailed analysis on how Gruppo BPER was able to reduce over 150 million printed pages annually by delivering data electronically. In addition to saving ~2000 trees, Gruppo BPER was able to streamline operations and dramatically improve decision making. As opposed to waiting for days to get information, users can now search, analyze, and customize the information.

Gruppo BPER improved customer interactions by reducing processing inefficiencies, better staff utilization, and putting knowledge at everyone’s finger tips for better decisions. The case study represents how data hidden in operational systems can be transformed into actionable intelligence and reduce print.

Read the case study, but please think twice before you print it.

Sécurité des systèmes d'information

Le CLUSIF a publié la semaine dernière son rapport biennal quant aux entreprises et à la sécurisation de leur système d'information.
S'appuyant sur les réponses de 350 sociétés de plus de 200 salariés, et sur l'analyse des 11 thèmes de la norme ISO 27002 (relative à la sécurité des SI), ce rapport souligne les failles actuelles ainsi que les améliorations mises en œuvre par les entreprises.

Restons optimistes

Nous retiendrons que les entreprises, reconnaissant leur dépendance vis à vis de informatique, sont de plus en plus nombreuses (73%, soit +14% par rapport à 2008)à formaliser leur politique en la matière (67 % confirment l'existence d'une charte Sécurité SI, + 17 % par rapport à 2008.

Une évolution qui s'explique sans doute par l'implication de plus en plus forte de la direction générale dans la politique de sécurité IT de l'entreprise. "La politique de sécurité de l'information des entreprises est massivement soutenue par la direction générale, qui a contribué pour plus de la moitié à son élaboration", constate le CLUSIF.

Il est également intéressant de relever que chez 47% des répondants, la fonction RSSI (responsable de la sécurité du système d'information) existe même si ces responsables sont un peu isolés dans l'entreprise.

Cette fonction est plus souvent liée à la DSI (36%) ainsi qu'à la direction générale (34%). Un second rattachement qui s'inscrit néanmoins en recul comparé à 2008 (45%).
Pour le CLUSIF, "ceci peut s'expliquer par l'arrivée plus nombreuse de RSSI au sein d'entreprises de tailles moyennes ayant un niveau de maturité en sécurité IT encore faible".

Des budgets épargnés

Les budgets restent très serrés, mais par rapport à 2008, la sécurité apparaît comme  une catégorie de dépenses plutôt épargnée.
Poutant le CLUSIF constate des disparités selon les secteurs d'activité. "61% des entreprises du secteur BTP et 43% des Transport et Télécoms ont augmenté leur budget en 2010 parfois de manière très importante : 15% des entreprises du BTP ont noté une augmentation de plus de 10% de leur budget"

Peut mieux faire

Le CLUSIF a ajouté dans son enquête le thème ISO 27002 numéro 9 (sécurité physique), et les résultats montrent pour 41% des entreprises, le responsable des « données papier » n’est pas clairement identifié.

33% (-7% vs 2008) des entreprises ne disposent toujours pas d’un plan de continuité d’activité pour traiter les crises majeures !…
Enfin, les aspects « conformité », pour lesquels des progrès restent à faire, au travers :

• des « obligations CNIL » : en légère progression (68% « conforment », 20% « conforment pour leurs traitements sensibles », respectivement +4% et +1% vs 2008),
• des audits de sécurité : 25% des entreprises n’en font toujours pas !…,
• du tableau de bord de la sécurité informatique : 34% seulement en dispose (malgré les +11%).

A noter également, le sentiment de danger concernant la protection de la vie privée qui augmente (73% « mise en danger de la vie privée - fortement ou un peu », vs 60% en 2008).

Téléchargez l'intégralité des présentations faites par le CLUSIF autour du rapport 2010 sur les Menaces Informatiques et Pratiques de Sécurité en France.

Push, Pull, quels services pour l'information ?

Mise en exergue à la fin des années 90, la distinction "Push/Pull" ne fait plus recette aujourd'hui dans les débats.

Avec le web 2.0 et l'apparition des réseaux sociaux, les responsables marketing tentent de marier les deux avec opportunisme, tandis que les consommateurs et utilisateurs que nous sommes se satisfont d'une approche orientée "pull" ressentie comme plus respectueuse et moins agressive.

Côté entreprise, il semble que l'orientation soit bien différente et que le "push" soit toujours synonyme d'efficacité.

La valorisation de l'information par une distribution sélective

Le travail quotidien dans l'entreprise est bien plus exigeant en terme de disponibilité des informations que la participation à des réseaux sociaux ou plus simplement la consultation de portail web.

Pour répondre aux besoins de rapidité des utilisateurs, les outils "push" font merveille dans la distribution des informations et des documents.

La distribution permet de valoriser une information au service de l'activité de l'utilisateur. Il peut s'agir d'une alerte liée à une métadonnée ou d'un document résumant une transaction ou encore un rapport financier statuant sur une situation à un instant t.
Cette information ou ce contenu est délivré dans le format adapté au besoin de l'utilisateur (courrier électronique, pièce jointe, feuille de calcul, flux CSV ou XML, etc.).
La distribution en push facilite l'interopérabilité des applications par la rapidité à laquelle les informations sont communiquées mais également par sa facilité d'intégration dans une architecture opérationnelle.

Les outils ou fonctionnalités push permettent à la fois un contrôle et une finesse dans la diffusion de l'information pour optimiser les solutions de gestion de contenus et de gouvernance de l'information.

La valorisation de l'information par une exposition pertinente

Ces qualités font que le mode "push" est souvent ressenti comme très efficace mais peu adapté à certains de types de contenus et/ou de public.

Le mode "pull" largement représenté par les sites tant professionnels (mise à disposition de factures, de relevés, etc.) que sociaux (exposition de photos, d'informations, d'avis, etc.) convient bien pour une approche marketing.
Il véhicule et valorise une image de transparence et d'ouverture de l'entreprise.

L'exposition permet à chacun de trouver et de sélectionner, à sa convenance, l'information dont il a besoin. Les fonctionnalités "pull" sont idéales pour valoriser un patrimoine informationnel au service d'une relation client.

Si avec le "push" l'entreprise étendue et l'économie du savoir deviennent une réalité avec le "pull" c'est l'entreprise "citoyenne" (au sens acteur de la vie sociale et économique) du monde qui s'affiche.

"Push-Pull" ou "Push" versus "Pull" ?

Il est probable que les deux ont leur place. Il convient d'être pragmatique et d'utiliser la meilleure technique selon la cible, le contenu et surtout son objectif.

La gouvernance de l'information ne pousse pas à privilégier l'une ou l'autre de ces méthodes pour autant que les actifs informationnels soient utilisés au mieux des intérêts de son propriétaire.
C'est pour cette raison qu'il serait contre productif d'abandonner la distribution en faveur d'une exposition systématique.

Chacun comprend l'intérêt de déposer en "mains propres" de chaque récipiendaire concerné l'information sensible plutôt que de l'afficher dans un espace (même protégé).

eDiscovery et archivage de courriers électroniques

Pourquoi limiter l'eDiscovery au courrier électronique ?

Aujourd'hui, pour beaucoup le terme eDiscovery (l'équivalent en français pourrait être la recherche des preuves électroniques) fait immédiatement référence aux courriers électroniques, à des solutions d'archivage, de recherche et de restitution des messages.

Pourtant, l'eDiscovery va bien plus loin

En effet, les solutions d'eDiscovery permettent aux entreprises de retrouver les informations stockées électroniquement pour documenter des litiges et apporter un support rapide et en temps opportun. Ces données incluent les emails, les documents du type office (ex : MS-Word, les fichiers PDF, feuilles de calcul) mais également les messages instantanés, les conversations (chat) ainsi que tout autre document produit par des applications métiers (batch ou à la volée).

Une démarche proactive afin de maîtriser les risques : Il faut anticiper!
Le courrier électronique a été pendant longtemps considéré comme une source privilégiée pour l'eDiscovery et nombreux sont les cas aux USA qui en témoignent : Enron, Coleman Holdings Inc. v. Morgan Stanley & Co ou encore Zubulake vs. UBS Warburg Inc.

Aujourd'hui, la maîtrise des risques financiers (amendes très élevées) mais également en terme d'image et de réputation, pousse les entreprises à vouloir également maîtriser les contenus qu'elles génèrent et utilisent.

Une démarche réactive par la maîtrise des contenus : Il faut contrôler les contenus et leur diffusion pour être capable de réagir!
Sur ce blog, nous avons déjà évoqué les questions liées à la gestion de l'information dans plusieurs notes, notamment à propos des réseaux sociaux et de la responsabilité des entreprises, tant il est vrai que l'augmentation vertigineuse du volume de contenus qu'il faut maîtriser se complique singulièrement avec l'apparition des sites de microblogging, de networking ou plus simplement de réseautage.

Bien au-delà du courrier électronique, la réponse technique à l'eDiscovery est un ensemble de composants utilisés par l'entreprise pour :

• Identifier, rechercher, collecter, conservez et exporter les informations archivées électroniquement
• Permettre d'apporter une réponse aux exigences actuelles en matière de litige juridique, d'audit, d'enquête ou de demande d'information
• Anticiper par une évaluation précoce des risques (analyse des faits, contrôle des documents concernés pour décider des meilleures stratégies)
• Gérer avec pragmatisme les défis de la constitution numérique de dossier juridique
• Mettre en place une stratégie de gouvernance des informations archivées au format électronique.

Double démarche appuyée par des solutions performantes et adaptées sans lesquelles il est impossible de répondre aux exigences de l'eDiscovery.

Nous reviendrons très bientôt sur ces questions sur ce blog mais également à l'occasion de séminaires en ligne sur ce sujet mais également à propos de la gouvernance de l'information.

A bientôt.

Documation 2010 : Collaboration, réseaux sociaux et un zeste de gouvernance

Le salon Documation s'est tenu mercredi 17 et jeudi 18 à Paris.

L'édition 2010 marque le retour des visiteurs sur ce type d'évènement durant lequel près de 150 sociétés présentaient leurs solutions.

A la sortie du CNIT, la tendance pouvait être rapidement résumée en 3 points :

• L'Open source en tant qu'alternative à Microsoft SharePoint [ou un triomphe annoncé] pour l'entreprise 2.0
• Les réseaux sociaux au service des entreprises
• La gouvernance de l'information au centre des solutions d'ECM

Les solutions open source ont toujours eu plus qu'un succès d'estime en France et cette édition du salon confirme l'importance des solutions collaboratives mais également de GED basée sur Alfresco ou d'autres plateformes. De nombreux intégrateurs ou sociétés de services telles 1Genia proposent la mise en œuvre d'espaces collaboratifs ou de solutions de gestion des documents (hors production batch).

La concurrence est rude face au succès annoncé de Share Point. Le village "Share Point", espace "privé" mais ouvert, a suscité beaucoup d’intérêt. On y trouvait pas moins de 25 partenaires de Microsoft autour d’une zone de conférences qui affichait complet pour chaque présentation liée notamment à la promotion de la version 2010, pourvue de fonctions web 2.0

Les réseaux sociaux commençant à apparaître dans la liste des outils utilisés par les entreprises, il était normal que les acteurs de ce marché soient également présents à Documation. Ici encore, on notera la concurrence qui s'annonce rude entre les solutions des éditeurs dont Microsoft et le monde de l'open source et de l'intégration.

Enfin, la gouvernance de l'information, la gestion des contenus non structurés, le record management et plus globalement l'Entrerprise Information Management font partie intégrante des réflexions des éditeurs ECM mais bien peu semblent aussi avancés que ne l'est RSD dans la mise en œuvre d'un solution dédiée (cf. ci-dessous nos notes concernant les besoins, le contexte ainsi que les enjeux).

Print and Paper – It Will Never Go Away!

For the last 14 years, I worked for three vendors that promised world class organizations they will eliminate paper or reduce it so much the project will pay for itself in one month. I am here to tell you the bad news. Paper will never go away. Sure, there are ways of reducing print and the world is slowly moving to a paperless environment but there is still plenty of paper around. People are infatuated with printing, which is actually a good thing since this is how I learn important company news. You would be very surprised how much I learn standing by the printer for an hour. I worked with a woman who would print her e-mails and file them in a draw. Makes sense, no?  

A recent article from The Washington Times revealed federal government employees print millions of pages everyday which are instantly discarded or recycled, costing the government an estimated $440.4 million each year. Think about that when you pay Uncle Sam on April 15.

While there are countless ways of reducing print – I want to give five unique tips on how to reduce print in the enterprise.

Charge and audit printing – Most companies keep track of how much gets printed and charge the costs back to the department or business unit. Some technologies today can pinpoint the exact amount of paper a specific user prints (locally or centrally). The business divisions must be accountable for these charges. Some companies are even passing these costs to their customers. My insurance company charges $10 a year if I want to receive my quarterly statement and policy by mail.

Implement Pay Per Sheet (PPS) Program – This is a program I started preaching a few years back. Companies should allocate a certain amount of paper to individual users so they can fulfill their job duties. This can vary depending on role/function however the amount must be reduced every year (anywhere from 10% to 30% works for me). When the user goes over their allotted amount, he/she will need to personally pay per sheet. I have seen companies collect anywhere from a nickel to a dime per page. The money gets collected in a jar and then donated to a local charity at the end of the year. 

Disable “all” option in print dialog – Most applications have an “all pages” option and in many cases, this is the default option. I encourage all software vendors reading this to change the default option (yes I am talking to you Microsoft). Fair enough, I do know there are legitimate cases a user needs to print all the pages of a document. In this scenario, a user can explicitly enter the page numbers of the entire document. 

Transform documents into a usable form – Sometimes there is no replacement to holding a piece of paper. However, when you demonstrate the ability to automatically extract data from a financial report and create a drillable colorful chart, users will smile. How about taking summary pages from a variety of management reports and sending them via PDF to an iPhone or Blackberry?  Suddenly, printing becomes a past time.

Deploy an information governance program – An information governance framework allows companies to keep what they need to keep and delete what they need to delete. In theory, the less you have in your corporate repositories, the less information to print. Also, data privacy rules and digital rights management allow you to limit the use of documents.

There you have it and mark my words, no matter how much you try, paper will never go away. When you are done reading this – please print it, re-read it, and file it your draw.

2010: The Year of Information Governance

In 2008, RSD began a two-year journey to fulfill our vision that information governance will become a major issue within almost every company in the world during this decade.

 

A 35-year-old company, RSD has a large base of experience addressing some of the core problems which fit under the information governance umbrella: management of reports and business information output from very large applications (both mainframe and UNIX); archiving of business records over lifecycles that can extend into many decades; cost control for companies wishing to move “inactive” content from their expensive, tier-one storage systems, but requiring reliable retrieval and restoration of data from storage at lower tiers in the hierarchy.

 

But we believe that the problem is becoming even more acute – particularly in the wake of the economic challenges which we have all experienced over the past 18 months – and that its scope is expanding.  Company boards of directors are now forcinge C-level executives to develop enterprise-wide information governance strategies.  They will do so in the first instance because the penalties associated with failing to comply with rapidly expanding laws and regulations put even large global businesses at risk.

 

On this blog, I will occasionally share my “view from Geneva” on industry issues relating to information governance.

 

Today, I want to applaud Debra Logan at Gartner for her recent post, New Year’s Resolutions: Information Governance.  In her post, Debra addresses why information governance will be a key issue this year.  She identifies key questions that every CIO, chief risk or compliance officer, perhaps even every CEO – needs to answer:

 

“How much data does the company have?  Where is that data?  How much is it costing us to store it?  Can we find what we need when we need it? Of what business value is the data that we are keeping? How often is it accessed?  What are our legal and compliance obligations?  Are we using it to its best advantage or are we keeping it because its simply too much trouble to sort the useful from the useless and bin what we can’t use? “

 

This is a great starting point for any executive seeking to get their arms around the information governance challenge.

 

And stay tuned to this blog for our views on how to answer these key questions.  We believe we have pretty well thought-out answers.

RSD annonce l’ouverture d’une filiale à Madrid

"En cette période, nous souhaitons manifester notre volonté d’aller de l’avant sur le marché ibérique en nous engageant encore plus auprès de nos clients espagnols et en leur apportant notre qualité de services ainsi que des solutions qui vont les aider à répondre aux nombreux défis, notamment de gestion de l’information, qui se présentent à eux" annonce Pierre Van Beneden, Directeur Général de RSD

Lire le communiqué

Enterprise Content Management, Enterprise Information Management,...

La gouvernance d’entreprise, la gouvernance de l’information et le "cost governance", qu'en est-il ?

Tout d'abord une vraie politique d'EIM (Enterprise Information Management) aide à résoudre une équation cruciale: comment équilibrer les coûts, les risques et la valeur des informations à travers toute l’organisation.

Avec l'augmentation prévisible des règlementations financières dans le monde mais tout  particulièrement en Amérique du Nord et en Europe, il est devenu urgent de s'assurer que les questions de gestion des risques, de conformité règlementaire et de gouvernance sont traitées en coordination.
 En effet, la quantité d'informations électroniques des entreprises ne cesse de croitre, d'année en année, leur gestion devenant toujours plus complexe.
Selon IDC, le volume de données croît désormais au rythme annuel de quasiment 60%; au cours des cinq dernières années, le volume géré a été multiplié par dix!
La mise en œuvre d'un programme de gouvernance de l'information est bien évidemment une réponse aux exigence de conformité mais elle permet également un meilleur contrôle des coûts et des opérations, des gains de visibilité sur les flux d’informations circulant dans l’entreprise.
Et c'est pourquoi ce programme doit être considéré comme une priorité.

La gouvernance est également une source d'opportunités pour les entreprises.
Sa mise en œuvre doit être progressive à l'instar de projets du type ILM ou Litigation ou encore Gestion des méta données.
Un programme de gouvernance est une orchestration de "chantiers" logiques :

• classification des données.
• définition des politiques et des critères de rétention
• schématisation des méta données (conformité et métier)
• application des règles

et ce afin de permettre de limiter les frais inhérents à d’éventuels litiges mais également de réduire les coûts de stockage et de protection des informations.

Si la progressivité est nécessaire à la réussite d'un tel projet, elle n'est pas suffisante.

En effet, à certains niveaux de l'entreprise, on n’a pas une idée précise des risques encourus et c'est pourquoi le top management a la responsabilité de décider du niveau de confiance et de connaissance qu'il souhaite sur les actifs informationnels de l'entreprise !

Il s'agit de projets et de réalisations politiques et économiques qui impactent tous les départements et autour desquels les dirigeants peuvent réconcilier les acteurs internes de l'entreprise dans une démarche responsable.

Dématérialisation et développement durable.

A priori, l'un ne va pas sans l'autre, nous direz-vous!

Vous avez raison, mais rien n'est jamais simple et le premier volume du Livre vert "Dématérialisation, levier de développement durable" publié par Syntec vient nous le rappeler à bon escient.

Tout d'abord, il convient de rappeler que la dématérialisation n'est pas une fin en soi mais un moyen et que cette démarche ne peut se réduire à une question de performance opérationnelle.

Syntec s'attache dans ce volume à tous les aspects de la "démat":

• des supports
• des originaux papier
• des informations numériques
• des échanges
• des processus.

La dématérialisation peut être une réponse à des enjeux de développement durable.

En effet, la consommation des TIC augmenterait de 10% environ chaque année selon une étude de la Commission Européenne parue en 2008 tandis que la consommation de papiers et cartons s'est accrue d'environ 3.3% chaque année sur la même période (lepapier.fr).

Aujourd'hui et selon un étude de SerdaLab réalisée en 2009 en France, l'amélioration du partage et de la circulation de l'information est la principale motivation qui conduit les organisations à dématérialiser. L'aspect règlementaire ni le développent durable ne figurent parmi les motivations évoquées!

Pourtant, en Europe, la France se distingue par sa particularité à considérer la dématérialisation comme avant tout un projet technique ce qui engendre un retard par rapport à ses homologues européens et des surcouts.

Pour les auteurs "la dématérialisation dispose d'un fort potentiel pour contribuer à placer le développement durable au cœur des préoccupations des organisations. Elle présente aussi quelques aspérités à prendre en compte pour mieux en minimiser les impacts. Ainsi, elle ne s’est pas encore traduite par la disparition, même progressive, de l'impression papier. Elle reste aussi très souvent considérée comme complexe par ceux qui envisagent de l'entreprendre. Elle contrarie des habitudes bien ancrées comme la culture de la preuve sur papier ou encore des processus métier manuels installés de longue date".

Intégrer les questions de développement durables aux réflexions quant à la gouvernance de l'information participe très probablement d'une démarche porteuse de réelle perspectives.