As I have stated before, paper will never go away however there are numerous ways for an organization to reduce the amount of pages printed. Thoughtware Worldwide conducted a detailed analysis on how Gruppo BPER was able to reduce over 150 million printed pages annually by delivering data electronically. In addition to saving ~2000 trees, Gruppo BPER was able to streamline operations and dramatically improve decision making. As opposed to waiting for days to get information, users can now search, analyze, and customize the information.
Gruppo BPER improved customer interactions by reducing processing inefficiencies, better staff utilization, and putting knowledge at everyone’s finger tips for better decisions. The case study represents how data hidden in operational systems can be transformed into actionable intelligence and reduce print.
I was at a barbecue over this past weekend having a general discussion on the latest news, global economy and hottest technology trends when somehow the topic of Don Rumsfield’s infamous speech about known unknowns came up. This speech goes back to February 12, 2002 when former United States Secretary of Defense Donald Rumsfeld made a statement relating to the unstable situation in post-invasion Afghanistan. As I was driving home, it occurred to me the "there are known knowns..." statement can easily map to the information governance challenges companies are facing today.
“There are known knowns. These are things we know that we know. There are known unknowns. That is to say, there are things that we now know we don’t know. But there are also unknown unknowns. These are things we do not know we don’t know. ”
—Former United States Secretary of Defense Donald Rumsfeld
There are known knowns – these are things we know that we know.
We all know corporations are dealing with huge volume of information – data about customers, employees, transactions, product development, and operations. According to a well-known survey by IDC, the amount of digital information created annually will grow by a factor of 44 from 2009 to 2020.Even though more than 70% of the information is generated by individuals, organizations are responsible for managing and protecting 80% of it. We know this is an issue in terms of employee productivity, value creation, and risk mitigation.
Employee productivity – Thanks to popular search engines and social media sites, we know we can find information we are looking for very quickly. Corporate employees are expecting the same capabilities when they come into the office Monday morning. Employees are more technical savvy these days. Employees know what they are looking for; they just spend too much time looking for it. Management knows this because they are in the same boat.
Value creation – There is tremendous value in corporate information, so we know we can’t delete everything immediately. Companies must keep information to support their customers, drive product innovation, and make critical business decisions.
Risk mitigation – We all know there is risk associated with information so I am not going to repeat what you already know. Bottom line, why keep information around if you don’t need it?
There are known unknowns. That is to say, there are things that we now know we don’t know.
We now know there will be ongoing eDiscovery requests and they are not going away anytime soon. According to a Gartner study, at any point in time many corporations are involved in an average of 86 lawsuits. Legal counsel doesn’t know when the next lawsuit will occur, who will be involved, and what information the courts will be looking for. Nevertheless, organizations need to be prepared and consider deploying a proactive eDiscovery project.
We now know there will be new rules and regulations around information management. With the various headlines in the last couple of months and the continuing global financial crisis, we do know there will be tougher regulations with new compliance laws. We just don’t know the details yet.
We also now know data privacy is becoming a hot topic around the world – from employee email privacy considerations to Facebook to Twitter. It seems like there is no end. Just last week, the Swiss parliament agreed to help IRS identify secret UBS accounts in tax probe. We don’t know when this will end and how this will evolve in the next couple of years.
Finally, we do know now solving the information governance challenge must be a top-down approach – otherwise it will be difficult to succeed. One of the key questions I get from customers is where to start, when to delete content, and how to go about managing this process. Someone within the organization (typically from legal) needs to stand up and bring the issue to the attention of the executives. Executives must first acknowledge there is an issue and then have a commitment to resolve it. This will only work when management brings in various stakeholders from the organization including legal, business, compliance, and IT.
But there are also unknown unknowns. These are things we do not know we don’t know.
Companies do not know what’s going to happen in the next 5-10 years. Surely, companies have strategies, growth tactics, mission statements, and contingency plans – but at the end of the day companies have very little control over external factors, mergers and acquisitions, new technology offerings, and the competition. This is precisely the reason why an information governance program is required. Information governance is an accountability program to enforce desirable behavior in the creation, use, archiving, and deletion of corporate information. I like to explain it as a vehicle to drive value from information and as an insurance policy on the unknown unknowns.
Les organisations font généralement un gros effort pour gérer ou à défaut maîtriser l'information qu'elles produisent et qu'elles utilisent. Pourtant, il est souvent facile de prévoir quels services ou fonctions bénéficient en priorité de ces investissements.
Une inégalité de service
En effet, nul ne doute qu'un comptable sache exactement où et comment puisse retrouver facilement une facture datant de plusieurs années. Il est également rassurant de pouvoir être certain de retrouver la copie d'un contrat dans ses archives (ou à défaut dans celles de l'autre contractant).
Mais, il est regrettable, bien que très courant, de ne pas savoir ou aller rechercher les correspondances clients, les études de marché ou encore les documents liés à des projets marketing. Ces contenus ont-ils moins de valeur et d'importance ?
La valeur des contenus
Elle est relative bien sûr, et c'est bien pour cela que l'entreprise doit mener une réflexion approfondie sur la question.
Valeur patrimoniale, valeur "légale", valeur "marchande", qu'en est-il pour définir les actifs informationnels de l'organisation ?
Le "records management" considère essentiellement la valeur patrimoniale et "légale" pour définir l'actif informationnel et supporter une politique de gouvernance de l'information. Mais la politique de gouvernance de l'information, véritable socle de la stratégie de gestion des actifs informationnels, requiert plus !
Aller plus loin
Le records management est statique alors que la gouvernance de l'information est dynamique,
le records management est réactif alors que la gouvernance de l'information se veut pro active,
le records management est principalement centré sur la rétention alors que la gouvernance de l'information est au service du développement et de la croissance des affaires.
Bien évidemment, dans le cas d'industries fortement réglementées ou à haut risque de contentieux, l'accent sera mis sur sur la création de règles strictes et rapides pour la rétention d'information et la disposition. Dans d'autres secteurs, l'accent sera mis sur le développement de processus fiables de valorisation des contenus dans le développement de leurs affaires.
Aujourd'hui, et selon IDC, les contenus sont crées à plus de 70% par des personnes et non par des applications (traitement batch par exemple). Ceci fait que seules les organisations qui savent mettre en œuvre des structures de gestion des informations simples, intuitives et, surtout flexibles, réussiront.
Ainsi la structuration de gestion de l'information (hiérarchie de dossiers, modèle de métadonnées, intégration applicative, verticalisation, ou personnalisation) doit avoir un sens pour les utilisateurs finaux et de s'insérer facilement dans le flux de leur travail quotidien.
La difficulté de la gouvernance de l'information réside notamment dans le fait qu'elle requiert flexibilité, adaptabilité et souplesse.
Le records management se nourrit de contraintes et de règles strictes et "gravées dans le marbre". Il lui manque cet espace de "liberté" que la gouvernance de l'information doit favoriser pour contribuer à l'objectif de toute organisation : le développement ou la croissance.
Le salon Documation s'est tenu mercredi 17 et jeudi 18 à Paris.
L'édition 2010 marque le retour des visiteurs sur ce type d'évènement durant lequel près de 150 sociétés présentaient leurs solutions.
A la sortie du CNIT, la tendance pouvait être rapidement résumée en 3 points :
L'Open source en tant qu'alternative à Microsoft SharePoint [ou un triomphe annoncé] pour l'entreprise 2.0
Les réseaux sociaux au service des entreprises
La gouvernance de l'information au centre des solutions d'ECM
Les solutions open source ont toujours eu plus qu'un succès d'estime en France et cette édition du salon confirme l'importance des solutions collaboratives mais également de GED basée sur Alfresco ou d'autres plateformes. De nombreux intégrateurs ou sociétés de services telles 1Genia proposent la mise en œuvre d'espaces collaboratifs ou de solutions de gestion des documents (hors production batch).
La concurrence est rude face au succès annoncé de Share Point. Le village "Share Point", espace "privé" mais ouvert, a suscité beaucoup d’intérêt. On y trouvait pas moins de 25 partenaires de Microsoft autour d’une zone de conférences qui affichait complet pour chaque présentation liée notamment à la promotion de la version 2010, pourvue de fonctions web 2.0
Les réseaux sociaux commençant à apparaître dans la liste des outils utilisés par les entreprises, il était normal que les acteurs de ce marché soient également présents à Documation. Ici encore, on notera la concurrence qui s'annonce rude entre les solutions des éditeurs dont Microsoft et le monde de l'open source et de l'intégration.
Enfin, la gouvernance de l'information, la gestion des contenus non structurés, le record management et plus globalement l'Entrerprise Information Management font partie intégrante des réflexions des éditeurs ECM mais bien peu semblent aussi avancés que ne l'est RSD dans la mise en œuvre d'un solution dédiée (cf. ci-dessous nos notes concernant les besoins, le contexte ainsi que les enjeux).
For the last 14 years, I worked for three vendors that promised world class organizations they will eliminate paper or reduce it so much the project will pay for itself in one month. I am here to tell you the bad news. Paper will never go away. Sure, there are ways of reducing print and the world is slowly moving to a paperless environment but there is still plenty of paper around. People are infatuated with printing, which is actually a good thing since this is how I learn important company news. You would be very surprised how much I learn standing by the printer for an hour. I worked with a woman who would print her e-mails and file them in a draw. Makes sense, no?
A recent article from The Washington Times revealed federal government employees print millions of pages everyday which are instantly discarded or recycled, costing the government an estimated $440.4 million each year. Think about that when you pay Uncle Sam on April 15.
While there are countless ways of reducing print – I want to give five unique tips on how to reduce print in the enterprise.
Charge and audit printing – Most companies keep track of how much gets printed and charge the costs back to the department or business unit. Some technologies today can pinpoint the exact amount of paper a specific user prints (locally or centrally). The business divisions must be accountable for these charges. Some companies are even passing these costs to their customers. My insurance company charges $10 a year if I want to receive my quarterly statement and policy by mail.
Implement Pay Per Sheet (PPS) Program – This is a program I started preaching a few years back. Companies should allocate a certain amount of paper to individual users so they can fulfill their job duties. This can vary depending on role/function however the amount must be reduced every year (anywhere from 10% to 30% works for me). When the user goes over their allotted amount, he/she will need to personally pay per sheet. I have seen companies collect anywhere from a nickel to a dime per page. The money gets collected in a jar and then donated to a local charity at the end of the year.
Disable “all” option in print dialog – Most applications have an “all pages” option and in many cases, this is the default option. I encourage all software vendors reading this to change the default option (yes I am talking to you Microsoft). Fair enough, I do know there are legitimate cases a user needs to print all the pages of a document. In this scenario, a user can explicitly enter the page numbers of the entire document.
Transform documents into a usable form – Sometimes there is no replacement to holding a piece of paper. However, when you demonstrate the ability to automatically extract data from a financial report and create a drillable colorful chart, users will smile. How about taking summary pages from a variety of management reports and sending them via PDF to an iPhone or Blackberry?Suddenly, printing becomes a past time.
Deploy an information governance program – An information governance framework allows companies to keep what they need to keep and delete what they need to delete. In theory, the less you have in your corporate repositories, the less information to print. Also, data privacy rules and digital rights management allow you to limit the use of documents.
There you have it and mark my words, no matter how much you try, paper will never go away. When you are done reading this – please print it, re-read it, and file it your draw.
"2010 sera l'année de l'Enterprise Information Management" annonce Debra Logan (analyste du Gartner) sur son blog.
« Les entreprises les plus performantes
montrent le chemin en commençant à adopter une perspective radicalement
nouvelle en ce qui concerne la valeur de l'information, dans un monde
ouvert où les modes de travail coopératifs et collaboratifs associent
l'ensemble des acteurs au sein d'une entreprise mais aussi d'une chaîne
de valeur » explique Patrick Ferraris dans une étude présentée par le CIGREF.
Le ton est donné ! Mais qu'en est-il des projets et des réalités ?
Nous avons lu beaucoup d'analyses et certains acronymes ont fini par devenir familier : GED, CMS ou ECM, et pour 2010 l'EIM, en plus des traditionnels vœux et des inévitables résolutions.
L'Entreprise Information Management est une stratégie qui consiste principalement à valoriser son patrimoine documentaire. Cette valorisation doit se faire au bénéfice des trois principaux objectifs de l'entreprise : le développement des affaires, la maîtrise des coûts et l'exigence de conformité.
L'archivage, le record management ou encore l'eDiscovery ne peuvent pas être une fin en soi. Ils répondent à des besoins dont l'ultime finalité est de servir les objectifs de l'entreprise.
En matière d'actif informationnel de l'entreprise, le principal capital réside dans les méta données. Les méta données sont clefs
pour les affaires dans la mesure ou elles condensent l'essentiel du contenu d'un document,
pour la conformité car elles disposent de toutes les informations nécessaires au regard des dispositions légales ainsi que de la gestion des accès.
pour la maîtrise des coûts car elles permettent de gérer notamment le cycle de vie ainsi que les supports
Ainsi, la stratégie d'EIM va, à l'initiative et avec l'appui des sphères dirigeantes de l'entreprise, s'attacher à préciser la nature et le contenu de l'actif informationnel, avant de mettre en place les solutions techniques de mise en œuvre : définition, automatisation, propagation et contrôle.
Alors, quoi de neuf avec EIM ? Rien, dirons certains, oui mais en apparence seulement car quelque soit l'appellation ou l'acronyme, nul peut douter que la maturité des technologies d'archivage, de gestion de contenu ou encore de records management nous permettent de passer à l'étape suivante.
Cette étape que certains appellent de leurs vœux pour les prochains mois nécessitent de nouveaux outils dédiés et conçus au regard de ce qui est un réel challenge pour les organisations.
Tel est le sous-titre de l'article présentant les résultats de l’étude CIGREF-Capgemini Consulting qui
s’appuie d’une part sur les travaux du professeur Donald Marchand, de
l’IMD à Lausanne, l’une des premières institutions universitaires en
Europe, et d’autre part sur les interviews de 490 DSI à travers le
monde, démontre le lien existant entre la maturité de la fonction SI,
l’usage efficace que font les entreprises de l’information et leur
performance (part de marché, rentabilité, innovation, réputation).
Sans dévoiler le contenu de cette étude [disponible en téléchargement], il nous a paru pertinent de partager avec vous le constat suivant : Il devient indispensable pour les entreprises de dépasser le cadre
traditionnel du management des SI pour prendre en compte l'ensemble des
facteurs liés à l'utilisation efficace de l'information.
Selon les rédacteurs, les
formes actuelles de gouvernance des SI doivent évoluer pour prendre en
compte de façon explicite l'usage de l'information et les DSI doivent
devenir les ambassadeurs de cette réforme.
Patrick Ferraris - Capgemini Consulting - explique que : « Les entreprises les plus performantes
montrent le chemin en commençant à adopter une perspective radicalement
nouvelle en ce qui concerne la valeur de l'information, dans un monde
ouvert où les modes de travail coopératifs et collaboratifs associent
l'ensemble des acteurs au sein d'une entreprise mais aussi d'une chaîne
de valeur ».
Ainsi, au moment où beaucoup d'entreprises développent et renforcent leur modèle
d'affaires, elles doivent également dynamiser leur capital
en terme d'INFORMATION en s'appuyant sur leur fonction SI. Un usage effectif et pertinent de l'information serait donc bien le prochain défi des
entreprises.
Tout le monde s'accorde à considérer l'information comme un actif important de l'entreprise et que la gouvernance de l'information est à considérer d'urgence.
Cette étude met en exergue l'intuition de chacun, à savoir qu'une bonne maitrise (gestion, confiance, etc.) de l'information est un facteur de croissance et de développement des entreprises.
Par contre, il est peut-être nouveau de lire que le SI doit être au cœur d'une initiative de gouvernance de l'information et qu'au delà des questions techniques, il peut devenir le véritable chef d'orchestre d'une politique de valorisation et d'optimisation de l'exploitation du capital informationnel de l'entreprise.
Tant au niveau des analystes, des dirigeants, des responsables métiers que des services informatiques, tout le monde s'accorde au moins sur deux choses à propos de la mise en place des outils nécessaires à la bonne gouvernance de l'information :
elle ne sera pas l'occasion d'un "big bang" au niveau organisation et IT
elle ne peut se faire sans une volonté et un investissement fort des sphères dirigeantes
Dans ce contexte, les fonctions d'archiviste et de record manager prennent une nouvelle dimension au sein de l'organisation. Elles deviennent les fonctions clefs, indispensables à la mise en œuvre d'une vraie politique de gouvernance de l'information.
Il en effet intéressant de lire comment certains d'entre-eux définissent leur place dans l'organisation. Ainsi sur archiviste.org (site web de l'association des Archivistes de France), Marina Dal Soglio (SNECMA) précise :"Nous sommes avant tout des médiateurs, qui doivent
« maîtriser le passé pour préparer l’avenir » : nous devons avoir une
bonne connaissance du passé mais aussi nous projeter dans l’avenir et
imaginer ce qu’on pourra nous demander dans vingt ans, ou trente ans... Nous devons être perçus comme des professionnels de
l’information au sens large, comme des « référents » incontournables
concernant l’information dans l’entreprise."
Quelques soient les impacts sur l'IT (cf. notre dernier wébinaire à ce sujet), l'archiviste travaille au-delà de l'élaboration des outils du records management (plans de classement des archives courantes et intermédiaires, système de cotation...) et doit faire preuve d'un bon sens de l'analyse, d'excellentes capacités de communication et d'une bonne connaissance de la production des contenus et des documents.
L'"Entreprise Information Management" n'est pas une technologie ni une solution, mais bien une stratégie dont les dirigeants sont les instigateurs mais dont le principal maitre d'œuvre est l'archiviste.
La gouvernance d’entreprise, la gouvernance de l’information et le "cost governance", qu'en est-il ?
Tout d'abord une vraie politique d'EIM (Enterprise Information Management) aide à résoudre une équation cruciale: comment équilibrer les coûts, les risques et la valeur des informations à travers toute l’organisation.
Avec l'augmentation prévisible des règlementations financières dans le monde mais tout particulièrement en Amérique du Nord et en Europe, il est devenu urgent de s'assurer que les questions de gestion des risques, de conformité règlementaire et de gouvernance sont traitées en coordination. En effet, la quantité d'informations électroniques des entreprises ne cesse de croitre, d'année en année, leur gestion devenant toujours plus complexe. Selon IDC, le volume de données croît désormais au rythme annuel de quasiment 60%; au cours des cinq dernières années, le volume géré a été multiplié par dix! La mise en œuvre d'un programme de gouvernance de l'information est bien évidemment une réponse aux exigence de conformité mais elle permet également un meilleur contrôle des coûts et des opérations, des gains de visibilité sur les flux d’informations circulant dans l’entreprise. Et c'est pourquoi ce programme doit être considéré comme une priorité.
La gouvernance est également une source d'opportunités pour les entreprises. Sa mise en œuvre doit être progressive à l'instar de projets du type ILM ou Litigation ou encore Gestion des méta données. Un programme de gouvernance est une orchestration de "chantiers" logiques :
classification des données.
définition des politiques et des critères de rétention
schématisation des méta données (conformité et métier)
application des règles
et ce afin de permettre de limiter les frais inhérents à d’éventuels litiges mais également de réduire les coûts de stockage et de protection des informations.
Si la progressivité est nécessaire à la réussite d'un tel projet, elle n'est pas suffisante.
En effet, à certains niveaux de l'entreprise, on n’a pas une idée précise des risques encourus et c'est pourquoi le top management a la responsabilité de décider du niveau de confiance et de connaissance qu'il souhaite sur les actifs informationnels de l'entreprise !
Il s'agit de projets et de réalisations politiques et économiques qui impactent tous les départements et autour desquels les dirigeants peuvent réconcilier les acteurs internes de l'entreprise dans une démarche responsable.
Marie Mathias Dronne nous propose une étude riche et approfondie réalisée en collaboration avec des utilisateurs. Ainsi à partir d'une enquête auprès des services d’archives de Airbus, des Archives départementales des Yvelines, de la Bibliothèque nationale de France, d'EDF, de France Télécom, de la RATP, de RFF et de la SNCF, nous percevons la complexité des réflexions menées par ces professionnels ainsi que les choix de mise en œuvre de certaines solutions.
La conduite d'un projet d'archivage peut être complexe et nous remercions vivement Marie Mathias Dronne de nous avoir fait l'amabilité de nous autoriser à publier son travail et ainsi à partager avec vous, en toute objectivité, autour des questions d'archivage, de gestion documentaire mais également de gestion de l'archivage (records management) et bien évidemment de besoins fonctionnels mais également de besoins en terme de gouvernance de l'information.
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