RSD

RSD Announces New YouTube Channel

A few years back, my friend sent me a rare video of Bruce Springsteen performing Rosalita in a small New Jersey club. He then challenged me to type anything into the search box to get immediate results. I was instantly hooked (and so were you) – spending countless hours looking for rare performances and watching some of the funniest videos from around the world. 

In the last 18 months, companies started using YouTube as a communication channel. RSD is pleased to announce a new channel on YouTube. The channel will be used to share industry trends, best practices, customer case studies, executive interviews, and exciting product news. We hope you enjoy the channel and welcome comments and feedback. 

Hurry up – get some popcorn and start watching!

 

 

RSD annonce l’ouverture d’une filiale à Madrid

"En cette période, nous souhaitons manifester notre volonté d’aller de l’avant sur le marché ibérique en nous engageant encore plus auprès de nos clients espagnols et en leur apportant notre qualité de services ainsi que des solutions qui vont les aider à répondre aux nombreux défis, notamment de gestion de l’information, qui se présentent à eux" annonce Pierre Van Beneden, Directeur Général de RSD

Lire le communiqué

Un entrepôt d’archives papier en feu à Lausanne.

Depuis le jeudi 24 septembre, un incendie ravage à Lausanne (Suisse) un bâtiment contenant des archives : 3000 m3 de classeurs rangés dans des armoires au deuxième sous-sol du bâtiment dans des locaux où sont stockées les archives de quelques 150 entreprises sont en danger et seront probablement entièrement détruites.

Cet incendie (toujours pas maitrisé à l’heure où nous écrivons ces lignes) est malheureux et il met en exergue la délicate question de l’archivage des documents émis ou reçus par les entreprises.

Tant que le papier a été l’un des principaux support des affaires et des contrats, l’archivage d’une copie papier de tous les documents était indispensable pour toutes les raisons que nous connaissons (obligations légales, protection de contrats, contrainte administrative, etc.).
Aujourd’hui, l’économie vit une transition accélérée par la dématérialisation et la mutation vers un monde numérique est en cours.
La plupart des échanges et des documents constitutifs des actes de commerce ou simplement des « affaires » est dématérialisée sous la forme de fichiers informatiques.
A l’heure du « Green IT », la matérialisation par l’impression de ces documents n’est ni souhaitable ni même nécessaire.
Par contre, qu’il s’agisse de contrats, de lettres, de bons de commande ou encore de courriers électroniques, il est plus que jamais indispensable pour les entreprises d’archiver tous ces documents.
Ceci est d’autant plus vrai que les volumes de données «explosent» : en 2006, ce sont 161 milliards de gigaoctets d’informations numériques qui auraient été créées et copiées, d’après une étude du cabinet IDC.D’après la même étude publiée en mars 2008, en 2007, ce chiffre a été évalué à 281 milliards de gigaoctets, soit 10 % de plus que ce qui avait été annoncé.
Les contraintes légales (gouvernance de l’information) viennent s’ajouter à cette réalité pour créer un nouveau défi pour les entreprises : comment archiver ces documents en toute sécurité, en toute conformité tout en pouvant les utiliser dans la conduite des affaires ?

L’archivage des contenus numériques dit également répondre aux problématiques de confiance.

Un système d'archivage électronique doit donc :

• Assurer la conservation des fichiers dans leur format d'origine (afp, pdf, pdf/a, TIFF, courriers électroniques, messages, images, vidéos, etc.)
• Supporter tous les environnements de production de documents (mainframes, systèmes ouverts)
• Garantir sa robustesse et sa capacité à ingérer des gros volumes
• Permettre une restitution rapide et fidèle des documents archivés (gestion des index et metadata, interface intuitive, filtres de sécurité, etc.)
• S'intégrer dans un espace sécurisé (gestion des accès et des droits, traçabilité, gestion des sauvegardes, etc.)
• Fournir un socle indépendant des applications et contribuer à la souplesse de l'entreprise
• Se connecter aux outils HSM ou supports d'archivage Hardware
• Participer aux standards (ISO -TC46/SC11, ISO 15489-1et15489) et aux normes (ex.: AFNOR - NF Z 43-400 et la NF Z 42-013) ou architectures d'interopérabilité
• Contribuer à la valeur probatoire (scellement, support de la signature électronique, etc.)
• Gérer avec granularité et automatiquement les cycles de vie des documents et des données
• Appliquer le référentiel de conservation et la politique d'entreprise afin d'en garantir la conformité

Le dommage subit par les entreprises dont les archives ont disparu en fumée ou sous les tonne d'eau des pompiers ne sont peut-être pas importants, et ce serait tant mieux!

Mais, il faut que tout à chacun au niveau du management  réfléchissent aux risques que peut représenter la destruction des "actifs documentaires" des entreprises.

Cette réflexion encadrée par les responsables juridiques doit, avec le concours des équipes informatiques, conduire à la mise en œuvre d'un système souple, simple, efficace, évolutif et garant de la conformité de l'entreprise au regard de ses besoins, de ses droits et de ses devoirs.

Merci et à bientôt.

Email Archiving and Managing Emails as Business Documents

I subscribe to a large number of RSS feeds and eNewsletters many of which talk about email archiving. Over the years I have seen countless whitepapers, articles, and blog entries about this subject, about how email is the electronic version of the corporate letterhead, about the fact that the information and knowledge contained within our emails are the front lines of our information assets and our early warning system for troubles.

No wonder why we have seen in the last 10 years a new space pop up, the email archiving space. How did we get here and where is this thing going?

A brief history…

Most organisations agree with the notion that their email systems and infrastructure have a mission critical status. The incredible usefulness and effectiveness of email have led to its universal adoption as THE primary business communication tool.

In the late 90’s, the use of emails had already reached explosive levels and organisations’ email servers were starting to experience bloating-related reliability and availability problems, causing great anxiety within IT.

In order to alleviate this problem, IT began to impose restrictive quota limits on the size of user mailboxes. This measure proved to be temporary because it forced users to move emails out of the servers and park them into local PST files – this led to the scattering of this critical asset content and made it so much hard to discover and reuse.

The first generation of email archiving solutions tried to address this particular problem. They focused on moving excess emails from user mailboxes to centrally controlled archives, leaving behind links (emails stubs) that allow users to access the archived emails from within the email clients.

By the beginning of this decade, a wave of second generation email archiving products emerged. These products addressed the emerging need to capture emails in real time to satisfy an increasingly strict regulatory compliance landscape (example SEC 17a-4). These email archiving products captured emails directly from the “Journal” where copies of emails are sent before users receive them into their mailboxes.

Around that same period, email systems (and backups) were starting to become targets for opposing legal teams in investigations and litigation. The well-publicized Zubulake versus UBS Warburg legal case led to the 2006 amendments of the US Federal Rules of Civil Procedures which tightened the discovery process. The email archiving products were at that point enhanced to facilitate the discovery search in support of this requirement.

Managing Email as Business Documents

Up to this point, email archiving products were focused on satisfying the IT, Compliance and Legal stakeholders. But they were not addressing the fact that email is fundamentally an electronic version of the venerable company letterhead (paper).

In other words, the business wants emails to be managed as a business document (and possibly as a corporate record). A few years ago, the Global Records Manager of a large US Federal Government Agency stated that that 90% of their new records are emails! And that these “records” must be managed along the same principles and policies as other records. Put it differently, more and more organisations view emails and documents as technologically different but from a business point of view they must be treated the same way.

RSD’s Email Archiving Offering

This is how RSD continues to evolve its email archiving offering, using a single infrastructure to manage all archived content, be it mainframe generated AFP reports, documents created by end users of scanned in data capture centres, and emails captured from email servers.

In particular, this is a key advantage to our existing clients who have already invested in building scalable and reliable archives and simply want to add email archiving to that same archive rather than have to build a totally separate infrastructure.

I believe that the age of email archiving solutions is starting to give way to the age of archiving solutions that do emails as well as other content forms and formats within a single infrastructure.

Bassam ZARKOUT
Technical Advisory Committee Member

Beginning the Information Governance Conversation

Today, RSD launches our corporate blog - a new platform for our technical and business leaders to share their opinions and offer their comments on trends and major events in our markets.

At RSD, we believe the information governance challenge facing the enterprise today is of strategic significance. Those who understand, plan, and execute to address this challenge will have competitive advantage in extremely tough economic conditions.

On this web log, my team and I will share our views about the business and technology issues around information governance - a very far reaching topic. Our goal is not only to share our opinions, but also to encourage a conversation with our customers, future customers, and even our competitors. It is my belief that an open and interactive conversation like this improves our company's ability to meet rapidly changing customer needs.

We invite you to join the conversation and I personally look forward to this new collaboration.
Pierre VAN BENEDEN, CEO, RSD